비서의 전화업무

소개

"비서의 전화업무"에 대한 내용입니다.

목차

1. 전화 업무의 특성

2. 전화 업무처리
1) 전화 기본예절
2) 전화를 걸기 전의 확인사항
3) 전화 통화하기

3. 국제전화 업무
1) 국제전화의 종류
2) 국제전화 시 주의할 점

본문내용

1. 전화 업무의 특성
전화는 업무에 있어서 매우 중요한 의사소통 수단이다. 특히 회사의 업무 중 많은 부분이 전화로 이루어지기 때문에 비즈니스를 하는 데 있어서 전화의 가치는 절대적이라고 할 수 있다. 또한, 기업의 첫인상이 전화응대로 시작되는 경우가 많으므로 친절하게 전화 통화를 하는 것에 더욱 신경을 써야 한다.
전화는 청각적 요소만을 통해 의사전달을 하므로 잘못 듣는 경우 오해가 생길 가능성이 매우 크며, 정확한 전달 여부를 확인하기 어렵다. 따라서 정확한 발음과 정중한 표현, 그리고 적당한 속도로 이야기하여 오해가 생기지 않도록 해야 한다. 또한, 정확한 의사소통이 되었는지를 확인하기 위해서 전화 내용의 중요한 부분을 복창하며, 통화 끝 무렵에 다시 확인해야 한다.
전화는 상대방의 얼굴을 직접 보지 못하고 대화하기 때문에 상대방의 주변 상황을 알 수 없다. 특히 상대방에게 전화를 건 경우 상대는 하던 업무를 중단한 상태이고 긴 이야기를 할 형편이 아닐 수도 있다. 짧은 시간에 용건을 요령 있게 이야기해야 한다. 또한, 얼굴이 보이지 않기 때문에 예절을 지키는 데 있어 자칫 소홀하기 쉽다. 전화로 좋은 응대를 하기 위해서는 자세를 바르게 하고, 상대방과 대면하고 있는 듯이 이야기하는 것이 중요하다.

2. 전화 업무처리
1) 전화 기본예절
항상 전화를 사용하므로 저마다 전화를 익숙하게 사용하고 있다고 생각하기 쉬우나 생각 밖으로 전화를 다루는 기본예절을 제대로 지키지 않는 경우가 많다. 전화응대를 위한 기본예절은 다음과 같다.

● 2번 정도 벨이 울리면 수화기를 왼손으로 든다.
● 전화를 건 사람은 용건을 밝히기 전에 먼저 인사말과 직장명, 이름을 밝힌다.
● 통화는 간단히 하며, 필요 없는 말은 삼간다.
● 이야기가 길 때는 미리 상대방의 양해를 구한다.
● 공중전화나 핸드폰인 경우에는 먼저 알리는 것이 좋다.
● 잘못 들었을 때는 정중하게 재설명을 요구한다.
● 숫자는 다시 한번 확인한다.

참고자료

· 없음