비서의 일정관리 업무(일정관리, 예약업무, 일정표 작성, 업무관리)

소개글

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목차

일정관리의 특성
1) 상사의 승낙
2) 면밀한 계획성
3) 업무 방해요소 차단

2. 일정관리
1) 일정수립
2) 일정확인
3) 일정변경
4) 면담 일정관리 유의사항

3. 예약업무
1) 일반예약

4. 일정표 작성
1) 일정표의 종류
2) 일정기재

5. 업무관리
1) 업무리스트 작성
2) 업무일지 작성
3) 업무 매뉴얼 작성

본문내용

1. 일정관리의 특성
상사의 일정관리는 비서의 가장 기본적인 업무 중 하나이다. 비서는 상사가 효율적으로 업무를 처리하도록 지원하기 위해서 가장 합리적이고 기능적인 일정표를 짜야 한다. 상사의 일정표는 비서의 계획성에 따라서 좌우되므로 비서는 상사의 성격과 일하는 스타일을 고려하여 상사의 일정을 효율적으로 계획해야 한다.
일반적으로 비서의 일정관리 참여 정도는 조직유형이나 상사의 성격 및 일하는 스타일, 상사의 신뢰도, 비서의 능력 등 여러 가지 변수에 의해 결정된다. 상황에 따라서 다르지만, 일반적으로 상사는 면회 약속 등 전체적인 일정의 결정과 관리를 하고 비서는 상사의 일정작성이나 확인, 변경, 조정 등을 주로 관리한다.

1) 상사의 승낙
◆ 비서는 상사에게 권한을 위임받아 전체 일정을 관리하기도 하고, 모든 일정을 상사가 지시하고 이에 따르기도 한다. 어떠한 경우라도 비서는 업무의 중요도와 긴급도에 따라서 우선순위를 정하고 일정을 계획해야 한다.
◆ 비서가 상사의 일정관리 재량권이 없는 경우에 상사의 약속 일정은 항상 상사의 승낙을 받아야 하며, 비서 마음대로 정하지 않는다.
◆ 비서가 상사의 일정관리 재량권이 있는 경우에는 상사의 일정과 업무 스타일을 고려하여 일정을 개략적으로 세우고 상사의 승낙을 구한다.

2) 면밀한 계획성
◆ 일정계획 시 사전에 충분한 정보를 획득한 후 일정을 확정해야 한다. 이를 위해서 비서는 평소에 업무일지를 작성하고, 정기적인 업무는 체계화시켜 일을 수행하는데 차질이 없도록 한다.
◆ 일정이 결정되면 상사와 비서의 일정표에 모두 기입하며, 일정이 계획대로 진행될 수 있도록 사전에 일정을 재확인한다.
◆ 상사의 일정을 자주 확인하며, 일정이 겹치면 우선순위는 상사가 정하도록 한다. 일정이 변경된 경우에는 관계된 모든 곳에 가능한 한 빨리 연락을 취한다.

참고 자료

없음