자료관리 운용

소개

자료관리란 수집된 많은 양의 자료에서 필요한 정보를 유효하고 적절하게 얻어낼 수 잇도록 효과적으로 자료를 수집, 분류, 정리함은 물론 필요 없는 자료를 적시에 폐기하는 일련의 과정을 말합니다. 본 글은 이러한 자료관리 방법에 대해서 일목요연하게 설명하고 있는 글입니다.

목차

1. 자료관리 보존 형태
(1) 자료관리의 개요
(2) 자료의 분류
(3) 자료 관리기관의 운영 및 자료 목록 관리
(4) 자료의 열람
(5) 자료의 폐기 및 이관
(6) 행정간행물의 관리

2. 프로그램 보호관리
(1) 컴퓨터 프로그램 보호법
(2) 프로그램 저작권
(3) 프로그램 저작권의 보호
(4) 프로그램의 등록

3. 전산망 관리 운용
(1) 전산망의 개념
(2) 전산망의 구성
(3) 전산망 관련 기관
(4) 전산망 기술의 개발과 진흥
(5) 전산망 관련 기술 기준
(6) 전산망과 관련한 벌칙과 의제

본문내용

(3) 자료 관리기관의 운영 및 자료 목록 관리

1) 자료 관리기관
자료 관리에 관한 사무를 관장하기 위해 총무처에는 중앙자료 관리기관, 행정기관에는 자료과, 그리고 처리과에는 자료 책임자를 둔다. 이때 중앙자료 관리기관은 정부기록보존소가 되며, 자료과는 당해 기관의 장이 정하고, 자료책임자는 당해처리과의 장이 정하도록 되어 있다.

2) 자료목록의 관리
처리과는 당해 기관의 자료과에, 그리고 자료과는 중앙자료 관리기관에 신규수집, 이관, 폐기한 자료의 목록을 반기 1회 이상 통보하여야 한다. 중양자료 관리기관 또는 자료과는 통보받은 자료의 목록을 취합하여 자료목록을 작성/ 비치하고, 이용자에게 필요한 정보를 제공해야 한다.

(4) 자료의 열람

1) 자료의 열람방식
* 폐가식 - 이용자가 자료를 직접 선택하기 불편하고, 출납수속이 번거로움
* 개가식 - 자료의 유실 또는 분실 위험성이 큼

2) 열람제한 자료
① 다른 법령에서 비공개하도록 규정된 내용이 포함된 자료
② 공개하는 경우 사회/경제질서 유지에 큰 혼란이 초래될 우려가 있는 자료
③ 공개하는 경우 개인의 명예나 사적비밀을 침해할 우려가 있는 자료
④ 개인 또는 기업의 영업상 기밀에 속하는 사항으로 공개하는 경우 당사자에게 불이익을 줄 우려가 있는 자료
⑤ 기타 공개하는 경우 행정업무에 중대한 지장이 초래될 우려가 있는 자료

(5) 자료의 폐기 및 이관

1) 자료의 폐기
① 당해 자료 관리기관의 장 또는 처리과의 장이 폐기할 수 있다. 다만, 처리과의 장이 소장자료를 폐기하는 때에는 사전에 당해 기관 자료과의 장과 협의하여야 한다.
② 자료를 폐기할 때 자료 관리대장에서 당해 자료의 분류번호 및 제목을 두 줄로 삭제하고, 비고란에 "폐기" 표시를 한 후 그 일자를 기재하여야 한다.

2) 자료의 이관
폐기 대상 자료 중 역사 자료로서의 보존가치가 있다고 인정되는 자료는 이를 폐기하지 아니하고 처리과는 당해 기관의 자료과에, 자료과는 중앙자료 관리기관에 이관하여야 한다.

참고자료

· 없음