전화매너

목차

1. 전화의 특성
1) 전화응대의 특성
2) 전화통화 기본매너
3) 자동응답기 사용 매너
4) 휴대전화 예의

2. 전화 업무 처리
1) 전화를 걸기 전의 확인사항
2) 비즈니스 전화의 기본매너 3가지
3) 비즈니스 전화 통화

본문내용

1) 전화응대의 특성

오늘날 우리의 생활에서 전화는 없어서는 안 될 물건이다. 특히 비즈니스 사회에서 전화의 가치와 효용은 절대적이다. 그러나 전화는 상대방의 얼굴을 직접 보지 못하고 대화하기 때문에 매너를 지키는 데 있어 자칫 소홀하기 쉽다. 상대방이 보이지 않는 상태에서 음성에만 의존해야 하고, 준비되지 않은 상황에서 일방적으로 걸려온다. 또한, 보안성이 없고, 전화 거는 사람 의 비용이 발생되기 때문에 의도하지 않은 오해가 생길 수 있다. 전화를 걸때 첫인상을 결정하는 중요한 요인의 70%가 목소리이고 말의 내용이 30%라고 하였다. 즉, ‘무엇을 말하느냐’도 중요하지만 그것을 ‘어떻게 말하느냐’, ‘목소리 톤이 어떠하냐’가 훨씬 더 중요하다. 전화응대를 잘 하기 위해서는 자세를 바르게 하고, 상대방과 대면하고 있는 듯이 이야기하는 것이 중요하다.

● 청각적 요소만을 통해 의사가 전달된다.
● 잘못 듣는 경우 오해가 생길 수 있다. 정확한 발음, 정중한 표현, 적당한 속도로 이야기 한다.
● 상대방의 주변상황을 알 수 없다.
● 상대방을 최대한 배려하여야 한다(통화가 길어질 것 같은데 시간이 괜찮으십니까?).
● 정확한 전달여부를 확인하기 어렵다.
● 중요한 것은 복창하며, 통화 끝 무렵에 다시 확인한다. 통화내용을 반드시 메모한다.
● 예고 없이 일방적으로 걸려온다.
● 전화응대가 어려운 상황일 경우 정중한 양해를 구하고 이쪽에서 다시 걸도록 한다.
● 언제나 밝은 목소리로 응대한다.

2) 전화통화 기본매너

전화는 직접적인 경비만이 아니라 귀중한 시간도 소비한다는 것을 늘 염두에 두어야 한다. 특히 상대방에게 전화를 건 경우 상대는 하던 업무를 중단한 상태이고 긴 이야기를 할 형편이 아닐 수도 있다. 짧은 시간에 용건을 요령 있게 이야기하는 습관을 들여야 한다. 한 마디로 비즈니스 전화 매너는 '신속하게, 정확하게, 정중하게'라는 말로 요약할 수 있다.

참고자료

· 없음