기록물 선별·평가·장기보존을 위한 기관의 노력

문서 내 토픽

1. 기록물 선별과 평가 기준

공공기록물 관리에서 평가선별은 핵심 단계로, 기관에서 생산된 수많은 문서 중 장기보존 가치가 있는 기록물을 객관적으로 평가하고 선별한다. 공공기록물 관리법에 따라 각 공공기관이 생산하는 기록물에 보존기간을 부여하고, 만료 후 폐기 또는 영구보존 여부를 결정한다. 중앙행정기관마다 기록물평가심의회를 운영하며 국가기록원의 기준에 따라 가치를 판정한다. 최근 행정안전부 국가기록원은 기록물 평가제도를 전반적으로 개선하여 보존기간 준칙과 기록관리기준표를 정비하고 가치평가 기준을 명확하고 유연하게 개편하고 있다.
2. 기록물의 물리적·디지털 장기보존

기록물의 장기보존을 위해 물리적 보존처리와 디지털 관리가 필요하다. 국가기록원은 보존 인프라를 확충하고 과학적 보존기술을 도입하며, 약 500만 권 규모의 신규 보존시설을 2030년 개관 목표로 준비 중이다. 훼손된 근현대 문서, 사진 필름, 영상자료 등을 전담 보존처리 전문가가 원형 복원한다. 전자기록물의 경우 중요 기록을 최신 포맷으로 변환하고 이중 백업을 유지하며, 중앙영구기록관리시스템(CAMS)과 시청각기록관리시스템(MAM)을 이중화하고 재난 대비 시스템을 구축하여 안전성을 확보한다.
3. 기관별 기록관리 체계 및 디지털 혁신

각 기관에는 기록관이 설치되어 있으며 기록연구사 등 전문 인력이 배치되어 일상적 기록물 관리를 수행한다. 국가기록원은 지속적인 지도·감독과 교육 지원을 제공하고 기록관리 업무를 평가하며 개선 권고를 한다. 2024년부터 클라우드 기반의 '기록물통합서비스플랫폼'을 운영하여 각 기관의 기록관리시스템을 통합하고 통합검색 기능과 자동화된 이관 기능을 제공한다. 문서 검색 시간이 10초 이상에서 1초 이내로 단축되었으며 관리 단계가 3단계에서 2단계로 간소화되었다.
4. 지방 및 특수 분야의 기록관리

2007년 법 개정 이후 모든 광역자치단체는 지방기록물관리기관을 설립하도록 규정되었다. 서울기록원은 2019년 개관하여 서울시정 관련 중요 기록 약 130만 점을 영구보존하며 최적의 보존환경과 전문 인력을 갖추고 있다. 시민들이 기록물을 열람하고 전시·교육 프로그램을 통해 기록유산을 체험할 수 있도록 한다. 대통령기록관은 역대 대통령 기록물을 전담 보존하며, 최근 대통령기록물법 개정을 통해 투명성과 활용도를 높이려는 노력이 진행 중이다.

Easy AI와 토픽 톺아보기

1. 기록물 선별과 평가 기준

기록물의 선별과 평가 기준은 기록관리의 핵심 기초입니다. 체계적이고 객관적인 평가 기준이 없으면 중요한 기록물이 소실되거나 불필요한 자료가 과다 보관될 수 있습니다. 역사적 가치, 법적 효력, 행정적 필요성 등 다층적 기준을 고려한 평가 체계가 필요합니다. 특히 디지털 시대에는 데이터의 특성을 반영한 새로운 평가 기준 개발이 시급합니다. 기관의 특성과 사회적 맥락을 고려하면서도 일관성 있는 기준을 유지하는 것이 중요하며, 정기적인 재평가를 통해 기준의 적절성을 검증해야 합니다.
2. 기록물의 물리적·디지털 장기보존

기록물의 장기보존은 문명의 연속성을 보장하는 중요한 책임입니다. 물리적 보존에서는 온습도 관리, 해충 방제, 적절한 보관 환경 조성이 필수적이며, 디지털 보존에서는 포맷 변환, 메타데이터 관리, 미디어 마이그레이션이 핵심입니다. 두 방식의 장점을 결합한 하이브리드 보존 전략이 효과적입니다. 기술 발전에 따른 지속적인 투자와 전문 인력 확보가 필요하며, 국제 표준을 준수하면서도 국내 실정에 맞는 보존 정책을 수립해야 합니다.
3. 기관별 기록관리 체계 및 디지털 혁신

각 기관의 기록관리 체계는 조직의 특성과 규모에 맞게 설계되어야 합니다. 디지털 혁신은 단순한 기술 도입을 넘어 업무 프로세스 전반의 개선을 의미합니다. 클라우드 기반 시스템, 인공지능을 활용한 자동 분류, 블록체인 기반 진본성 보증 등 새로운 기술의 도입이 필요합니다. 그러나 기술 도입 전에 기관의 준비도 평가와 직원 교육이 선행되어야 하며, 정보보안과 개인정보 보호를 최우선으로 고려해야 합니다.
4. 지방 및 특수 분야의 기록관리

지방 및 특수 분야의 기록관리는 중앙 집중식 관리의 한계를 보완하는 중요한 역할을 합니다. 지역의 역사와 문화를 담은 기록물은 지역 정체성 형성에 필수적이며, 특수 분야의 기록은 해당 분야의 발전 과정을 기록합니다. 지방 기관의 인력과 예산 부족 문제 해결을 위해 중앙 정부의 지원과 지역 간 협력이 필요합니다. 또한 민간 기록물 수집, 지역 주민 참여 프로그램 등을 통해 기록관리의 범위를 확대하고 사회적 가치를 높여야 합니다.

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