기록물 관리의 선별, 평가, 장기보존 체계

본 내용은 " 기록물을 선별하고 평가하고 장기보존하기 위한 각 기관의 노력에 대해 본인의 생각 서술하시오(기록보존자료관리 A+) " 의 원문 자료에서 일부 인용된 것입니다. 2025.07.26

문서 내 토픽

• 1. 기록물 정리

  기록물 정리는 전년도 생산기록물 및 미정리된 기록물의 편철 정리와 기관 기록물 보유현황을 조사하여 효율적인 기록물 관리를 수행하는 업무입니다. 매년 업무가 종료된 기록물을 대상으로 등록사항과 실물의 일치 여부, 분류 및 편철, 공개 여부 등을 검토하는 기록관리의 초기 단계입니다. 기록물이 생성된 배경, 기능, 연관성 등을 고려하여 원본성을 훼손하지 않고 관리하는 것이 중요하며, 정리 단계에서 업무가 제대로 이루어지지 않으면 검색과 활용에 문제가 발생하고 기록물의 가치가 저하됩니다.

• 2. 기록물 선별 및 평가

  선별은 기록관에 이관된 자료 중 내재된 가치에 의하여 보존되어야 할 기록을 식별해내는 과정이며, 평가는 기록관에 이관될 충분한 가치가 있는 기록을 식별하고 법적 근거와 잠재적 유용성을 기반으로 보유기간을 결정하는 과정입니다. 선별은 보존기간 만료 또는 보존 필요성이 낮은 기록물을 폐기 또는 이관 대상으로 분류하고, 평가는 기록물의 가치를 종합적으로 검토하여 영구보존 여부를 결정합니다. 업무활용가치, 증거적 가치, 연구적 가치 등 세 가지 관점에서 평가가 이루어집니다.

• 3. 기록물 장기보존

  기록물의 장기보존은 영구 또는 장기보존이 결정된 기록물을 다양한 보존 처리 조치를 통해 미래 세대에게 온전하게 전달하는 활동입니다. 종이 및 물리적 기록물은 물리적 보존환경 유지, 화학적 보존 처리, 복원 및 보존 처리, 대체 기록물 제작 등으로 장기보존을 수행합니다. 전자기록물의 장기보존은 더 복잡하며 데이터 포맷 변환, 에뮬레이션, 메타데이터 관리 등 기술적 조치가 필요하고, 진본성, 무결성, 신뢰성, 이용 가능성을 확보하기 위한 엄격한 절차와 시스템 구축이 필수적입니다.

• 4. 기관별 기록관리 노력

  국가기록원은 중앙기록물관리기관으로 기록물평가심의회를 구성·운영하고 국가기록관리시스템(NARS)을 통해 체계적으로 관리합니다. 국회기록보존소는 입법부의 영구기록물관리기관으로 국회 회의록, 법안 심의자료 등을 수집·평가·보존합니다. 대통령기록관은 대통령 직무수행 관련 기록을 체계적으로 관리하고 디지털화, 메타데이터 체계화 등 정보화 사업을 수행합니다. 지방자치단체 및 공공기관 기록관은 지역 특성을 반영하여 기록물을 관리하고 시민 참여 프로그램을 운영합니다.

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• 1. 기록물 정리

  기록물 정리는 조직의 정보자산을 효과적으로 관리하기 위한 필수적인 기초 작업입니다. 체계적인 분류, 정렬, 목록화를 통해 기록물의 접근성과 활용도를 크게 향상시킬 수 있습니다. 디지털화 시대에 아날로그 기록물과 전자기록물을 통합적으로 정리하는 것이 중요하며, 표준화된 메타데이터 체계를 구축하면 검색 효율성이 증대됩니다. 다만 정리 과정에서 충분한 인력과 예산 투자가 필요하며, 정기적인 유지보수를 통해 정리 상태를 지속적으로 개선해야 합니다.

• 2. 기록물 선별 및 평가

  기록물 선별 및 평가는 제한된 보존 자원을 효율적으로 배분하기 위한 핵심 프로세스입니다. 역사적 가치, 법적 중요성, 행정적 필요성 등 다양한 기준을 종합적으로 고려하여 보존할 기록물을 결정하는 것이 중요합니다. 객관적이고 투명한 평가 기준을 수립하면 기록물 관리의 신뢰성을 높일 수 있습니다. 그러나 평가 과정에서 중요한 기록물이 부당하게 폐기될 위험이 있으므로, 전문가 검토와 이해관계자 의견 수렴이 필수적입니다.

• 3. 기록물 장기보존

  기록물 장기보존은 역사적 기억과 조직의 정당성을 보장하는 중요한 책임입니다. 적절한 보존 환경 조성, 정기적인 상태 점검, 매체 변환 등을 통해 기록물의 물리적 손상을 방지해야 합니다. 디지털 기록물의 경우 포맷 변환, 마이그레이션 등 지속적인 기술 관리가 필요합니다. 장기보존에는 상당한 비용이 소요되지만, 미래 세대를 위한 문화유산 보호라는 관점에서 투자 가치가 충분합니다.

• 4. 기관별 기록관리 노력

  기관별 기록관리 노력은 조직의 투명성과 책임성을 강화하는 데 중요한 역할을 합니다. 각 기관이 자체 기록관리 규정을 수립하고 전담 부서를 운영하면 기록물 관리의 일관성과 효율성이 향상됩니다. 공공기관과 민간기관 간의 기록관리 수준 격차를 줄이기 위해 표준화된 지침과 교육 프로그램 제공이 필요합니다. 기관 간 협력과 정보 공유를 통해 기록관리 모범사례를 확산하면 전체적인 기록관리 문화 발전에 기여할 수 있습니다.