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국내 호텔의 인터페이스 시스템 도입 현황 조사

국내 호텔의 Interface System 도입 현황과 조사관광경영 071266 김동현1. 인터페이스 시스템 개요호텔업은 다른 산업에 비해 우발적인 거래가 많고 그로 인한 오류 발생이 잦기 때문에 업무의 표준화를 통한 효율적인 경영의 필요성이 대두되고 있다. 최근에 와서는 관광인구의 급증에 따른 호텔의 대형화로 말미암아 호텔 정보화로 서비스의 질을 높이고 합리적 호텔 운영에 기여하고 있는 추세이다.호텔정보시스템의 구성은 다양하게 세분화되어 있고 출력되는 자료도 분산되어 관리될 수 있다. 따라서 인터페이스 시스템의 역할은 분산된 자료를 하나로 통합시키는 역할을 수행하는 것이다. 객실에서 출력되는 객실정보, 업장에서 제공되는 업장정보 등을 통합하여 고객 및 종업원을 위한 정보자료로써 이용될 수 있도록 도와주는 통합시스템 역할을 하는 시스템으로 호텔에서는 아주 중요한 시스템이다.인터페이스 시스템은 전자기기들을 서로 연결시키는 수단으로서 컴퓨터와 주변장치, 컴퓨터와 통신회선 같이 서로 다른 두 시스템이나 장비를 연결할 때 공통되는 경계부분을 상호 연결시키는 전자회로나 소프트웨어를 말한다. 호텔기업에서 인터페이스 시스템의 역할은 호텔에 다양하게 세분화 되어 있는 각종 자료를 하나로 통합시키는 역할을 한다. 즉 객실에서 출력되는 정보와 부대시설 또는 영업장에서 출력되는 정보 등을 온라인으로 연결하여 하나로 통합시켜 종업원 및 고객을 위한 자료로 이용될 수 있도록 도와주는 역할을 하는 시스템인 것이다.현재의 호텔정보시스템의 무게중심은 호텔 내 사용자 즉 종업원에서 점차 고객에게로 옮겨지는 추세이며 호텔정보시스템의 자원을 호텔 내에서만 투자하는 것이 아니고 고객의 편의와 욕구 충족을 위해 외부의 전산 시스템 투자 자원을 호텔로 이동하여 고객에게 제공되는 부문이 점점 많아지고 있다.구분취급업무내용CAS(자동전화 추적 시스템)전화요금산출전화사용 내역 및 요금 자동 정산음성사서함메시지 전달,다 국어 언어 지원고객이름 호출객실번호와 이름 호출 가능기능PABX전화사용 통제(Block& Unblock)Wake-upcall,VMS 기능EMS(에너지관리시스템)에너지 관리전열 및 난방 자동 관리ELS(전자잠금시스템)전자 키 잠금객실 키 관리,자동 잠금장치재실 정보 제공인 터 넷인 터 넷인터넷 검색 및 전자우편 서비스PAY -TV유료 채널영화 상영 및 요금 산출영수증 검색호텔 내 사용내역 조회(View Folio)호텔 내 부대시설 및 주변정보 검색Check-out객실 내에서의 Check-out미 니 바미 니 바미니 바 사용 내역 및 요금 정산전 자 금 고개 인 금 고고객의 귀중품 보관2. 인터페이스 시스템 사용업무3. 인터페이스 시스템 구조와 기능적 특징(1)자동전화 추적 시스템(CAS)자동전화 추적시스템(CAS)은 호텔의 각종 인터페이스 시스템 중에서 가장 중요한 시스템으로 이 시스템의 사설교환기 즉 PABX의 기능은 호텔에 있어서 중추적인 기능을 가지고 있다.사설교환기는 기술적인 개념이지만 호텔의 정보시스템 역할을 하는 장비 중 가장 중요한 역할을 하는 장비이다. 이 장비의 규모는 호텔 객실 규모에 의해 결정 되는데 대부분 수입 장비로 설치되고 있으며 매우 고가의 장비이다.사설교환기 즉 PABX의 기능은 FrontOfficeSystem의 고객 데이터베이스와 자동화 서비스 시스템이 서로 연결되어 상호 자료를 송?수신하면서 고객에게 제공하는 서비스이며 호텔서비스에 있어서 매우 유용하게 이용된다. 시내 및 시외전화와 국제전화의 시간과 요금을 신속하고 정확하게 추적·산출하여 매출 누락을 방지한다. 또한 각종 제어 작용을 손쉽게 처리할수 있게 해준다. 즉 교환기로부터 발생하는 투숙 고객의 통화내역, 시간 등의 정보를 기초로 하여 호텔에서 정의된 규정에 의해 정산하여 등록·처리하며 투숙고객의 객실 번호, 투숙객 이름 등의 정보를 교환기에 전달하여 근무자가 외부의 유해전화를 차단하도록 하며 정확한 통화연결을 할 수 있도록 지원한다. 이를 위해 교환기만이 아닌 숙박 관리 시스템의 고객 정보조회 기능을 병행하여 조회할 수 있도록 지원한다. 주요 기능을 정리하면 다음과 같다. 고객이 객실에 부재 시 메시지 전달을 위한 음성사서함 시스템과 모닝콜 서비스 그리고 전화요금 산출과 객실 상태 알림 ·방해 방지, 객실 상태 확인, 스위트 객실 서비스, 비상 메시지 서비스, 프런트 데스크에서의 고객정보 확인 등 매우 다양한 기능들이 있다.(2)에너지 관리 시스템(EMS)에너지 관리 시스템(EMS)은 사설교환기 이외에 최근 가장 많이 도입이 되는 시스템으로 객실의 냉?난방 및 전기등의 에너지를 자동적으로 관리해 주는 시스템이다. 에너지 관리 시스템(EMS)은 에너지 제어 장치를 PMS와 자동 연결시켜 놓음으로써 객실의 투숙상황에 따라 객실의 온도와 전기등을 조절함으로써 난방비와 전기요금의 상당한 절약효과를 볼 수 있는 시스템이다. 투숙객이 입실하면 컴퓨터는 자동으로 객실의 적정 온도를 설정하며 퇴실 시에는 에너지 공급을 자동으로 중단하게 된다.(3)전자 잠금 시스템(ELS)전자 잠금 시스템(ELS)은 호텔의 출입을 관리해 주는 시스템으로 객실문에 코드를 읽을 수 있는 장치를 설치하여 체크 인 할 때 자동으로 고유의 코드를 입력하여 발급 된 카드를 읽음으로써 문을 열리게 하는 장치이며 외출 시에도 자동으로 잠김이 되는 시스템이다. 고객이 체크 인 할 때마다 카드의 번호가 바뀌면서 문에 장치된 스캐너의 고유번호도 같이 바뀌게된다. 투숙객 외의 외부인의 출입을 통제함으로써 도난사고를 방지할 수 있으며 고객의 안전을 지켜주는 안전 시스템이라 할 수 있다.(4)인터넷객실 내에서의 인터넷 사용은 현대 호텔에 있어서 꼭 갖추어야 할 필수품목이다. 현대는 정보화의 시대이며 개개인 모두가 정보화의 그늘에서 교육의 혜택을 받고 있다. 연령에 상관없이 컴퓨터를 사용하고 있으며 잠시라도 컴퓨터 없이는 살 수 없는 시대가 되었다. 여행자들은 객실에서 인터넷으로 여행지 정보를 얻을 수 있으며 항공기 티켓 등 모든 것을 예매?구입하며 또한 여행 중에도 본인의 E-MAIL등을 사용할 수 있다는 이점이 있으며 경영자에게는 인터넷사용에 대한 정확한 시간과 요금을 산출하여 준다. 그러므로 여행자들에게는 만족한 서비스를 제공하며 기업에게 있어서는 기업 이윤을 추구할 수 있다는 장점이 있다. 이렇게 객실 내에서 고객이 사용하는 인터넷은 정확한 시간과 요금을 산출하여 체크아웃 시 고객이 지불하게 된다.(5)PAY-TVPAY-TV는 호텔 PMS와 연결되어 작동할 수도 있고 또는 단독으로 쓰여지기도 한다.고객은 자신이 원하는 프로를 시청할 수 있으며 객실 내 TV를 이용해 사용 내역을 조회하거나 호텔 정보 안내 및 주변정보 등을 검색할 수 있다.PMS의 Folio Posting System 기능을 이용하여 사용 요금이 자동 charge됨으로서 과거 객실 손님과의 요금 마찰에 관한 부분을 줄이는 동시에 매출 누락에 관한 부분도 상당 부분 줄일 수 있다.또한 PAY-TV와 PMS의 Folio Posting System 기능과의 연결로 고객이 스스로 자신의 Folio를 check할 수 있으며 퇴실 시 스스로 체크아웃 처리를 할 수 있다. 이 경우 일반적으로 고객은 체크 인 당시에 카드 슬립에 서명해 놓으면 호텔 측에서는 차후에 그 슬립을 이용하여 금액을 청구할 수 있게 된다. 고객의 Folio는 프론트 데스크에서 자동으로 출력되어 고객이 찾아갈 수 있으며 기록된 주소로 발송해 주기도 한다. 이러한 시스템은 동시에 많은 고객이 체크아웃 할 때 고객은 시간을 절약할 수 있으며 프론트의 혼잡을 줄일 수 있는 시스템이다.(6)미니바객실 내 미니바는 냉장고의 문에 FilberOptic 감지기를 설치하여 음료수를 꺼내면 그 정보가 전용 컴퓨터에 입력된다. 이 컴퓨터는 PMS의 Folio Posting System을 이용하여 FolioPosting모듈로 보내면 금액을 계산하여 투숙객 Folio에 올리게 된다.사람에 의해서 소비상태를 조사한 후 입력시키는 시스템보다는 매출 누락과 인건비를 줄일 수 있지만 일단 꺼내면 charge가 되기 때문에 고객과 마찰이 발생하기도 한다.(7)전자금고전자 개인 금고를 인터페이스 시스템과 연결하는 시스템은 객실 내 외부인이 침입하여 작동하였을 경우 중앙 시스템과의 연결로 인하여 신속히 대처하여 객실 투숙객의 개인 재산을 안전하게 보호할 수 있다4. 인터페이스 시스템 도입현황 및 발생 단점국내 호텔 자동화 시스템 현황을 보면 전화 서비스 즉, 전화요금 자동 계산을 위한 요금 자동 산출 서비스와 고객 부재 시 메시지 전달을 위한 음성사서함 시스템 그리고 인터넷과 비디오 상영 시스템을 가장 많이 도입하여 운영하고 있었다. 특 1급 호텔의 경우 텔레비전을 이용하여 고객사용 내역 조사 및 체크아웃과 호텔 정보 안내를 위하여 객실 내 화상시스템을 설치하였으나 특 2급 호텔에서는 사설교환기에 이러한 기능이 없어 아직 제공되지 않고 있다. 자동화 서비스 시스템 중 컴퓨터를 이용한 서비스 환경은 아직 미흡한 실정이며 특 2급의 경우는 객실에 FAX기를 설치한 호텔이 많지 않았으며 설치한 경우도 귀빈층 위주로 설치되어 있거나 혹은 전혀 설치되어 있지 않은 호텔도 있었다. 더구나 미니바의 경우는 거의 대부분의 호텔이 시스템화가 되어있지 않고 수동 시스템으로 운영하고 있었다. 이는미니바의 자동화 시스템으로 인한 잦은 문제 발생이 원인인 듯하다. 또한 자동화 시스템 중 가장 많이 일어나는 문제점은 사설교환기를 이용한 서비스 시스템이다. 사설교환기 시스템은 국내 호텔들이 가장 많이 도입하고 있는 시스템인 만큼 문제점도 가장 많이 나타나고 있는 시스템이다. 그 중 고객 부재 시 메시지를 남겨주는 VoiceMailSystem으로 고객이 청

경영/경제| 2013.09.05| 5페이지| 1,000원| 조회(192)

mis, 경영정보시스템, 호텔경영, 인터페이스

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