[비서실무] <비서실무>상사출장시 비서업무

소개

비서실무 과목에서 팀과제로 작성한겁니다..
팀원 모두 자료 열심히 찾았꾸요...
ppt와 함께 다운받아보시면 도움이 마니 될것입니다!!

목차

I. 출장 전 업무(계획과 준비 단계)
1. 출장 준비 사항
2. 예약
3. 출장일정표 작성
4. 출장 경비 품의서 작성
5. 출장 보좌 업무

II. 출장 중 업무
1. 상사 부재시 비서 업무 처리
2. 상사 출발 시 비서 업무
3. 돌아오기 전날 비서 업무

III. 출장 사후 업무
1. 보고와 결재
2. 인사장
3. 서류 정리
4. 출장보고서
5. 경비 정산

IV. 비서가 수행하는 출장일 경우
1. 여정 관리
2. 기록
3. 비서의 출장 수행 시 일반적 처리 사항

* 참고 문헌

본문내용

1. 출장 준비 사항

1) 조직 규정 검토
출장은 반드시 조직의 승인을 받아야 한다. 따라서 상사의 출장 계획이 수립되면 조직의 출장 규정과 승인 절차를 확인하여 승인을 받도록 한다. 이때 경우에 따라 출장 일정표 및 예산서가 첨부되기도 하는데 예산서를 첨부해야 할 경우에는 여비 관련 조직 규정을 확인하도록 한다.
출장업무를 하는 비서는 소속된 조직의 규정을 검토한 후 규정에 맞게 상사의 출장업무를 수행한다. 기업들은 출장관련 여비 규정을 두어 직급별로 출장 일당비를 규정해 놓고 있다. 즉, 직급에 따라 숙박비, 교통비, 일일 체제비 등이 다르므로 상사의 직급에 맞는 출장 계획을 세우도록 한다. 출장이 많은 기업들은 출장 예산이 큰 기업들이므로 이런 기업들은 여행사, 호텔, 항공사 등과 계약을 체결하여 할인, 등급상향조정, 포인트 혜택 등 다양한 혜택을 받는다. 따라서 출장업무를 수행하는 비서는 먼저 자신이 소속된 기업과 계약이 체결되어 있는 항공사와 호텔 등에 대한 정보를 얻도록 한다. 한 예로 국내에 있는 외국 체인호텔과 기업이 계약이 되어 있으면 전 세계에 있는 동일 체인호텔 어디에서나 요금 적용에 있어 저렴한 기업요금을 적용 받을 수 있고 예약, 확인, 변경 등을 국내에 있는 체인호텔 국제부에서 할 수 있어 매우 편리하다. 대부분의 체인호텔들은 국제 예약부서를 운영하여 현지국에 국한하지 않고 전 세계를 대상으로 예약업무를 실시한다.
또한 전임자를 통하여 출장과 관련하여 상사의 개인적인 취향을 반드시 확인하도록 하며 전임자로부터 정보를 얻지 못하였을 경우는 반드시 상사에게 여쭈어 보도록 한다. 물론 전임자로부터 정보를 얻었다 할지라도 결정은 상사가 하는 것이므로 상사가 최선의 결정을 할 수 있도록 비서는 다양한 정보를 제공해야 함을 잊지 않도록 한다.
위와 같은 기업의 규정과 상사의 기호를 파악한 후 출장 계획을 수립하도록 한다. 출장 계획 수립시 출장분비 파일을 마련해 꼭 필요한 사항들을 적은 후 하나하나 체크해 나가며 필요한 자료 등을 모아 두면 효율적으로 상사의 출장 업무를 보좌할 수 있을 뿐 아니라 다음 출장 시에도 유용하게 사용할 수 있다.

참고자료

· 없음