토요타에서 배운 종이 한 장으로 요약하는 기술(요약)

소개

이 책은 토요타에서 한 장으로 요약된 보고서, 기획서를 통해 바쁜 일과 중에도 신속하고 정확한 의사결정 및 보고를 할 수 있도록 훈련된 저자가 자신의 경험과 한 장으로 요약하는 기술을 적은 책입니다.

목차

들어가는 글/단 ‘한 장’의 종이로 일이 극적으로 바뀐다!

Chapter 1 종이 한 장으로 요약하는 기술이 왜 필요한가?
01 토요타 사원이라면 회의 때 반드시 하는 것
02 살아 움직이는 한 장이란?
03 최고의 전달법
04 종이에 적어보면 ‘안다’와 ‘모른다’가 보인다
05 ‘읽고’ 이해하는 것이 아니라 ‘보고’ 이해하는 것으로!
06 한 장을 활용하면 불필요한 회의 낭비가 사라진다
07 깊이 생각하고 만든 한 장이 인재를 키운다
08 토요타의 한 장은 어떻게 생겨났는가?
09 일 잘하는 사람일수록 업무 ‘틀’을 파악하고 있다
10 연간 400시간의 야근을 제로로 줄인 방법
11 자동차를 좋아하지 않았던 내가 토요타를 선택한 이유

Chapter 2 종이 한 장으로 요약하는 기술(기본편)
12 한 장을 만들기 위한 세 가지 단계
13 ‘어떻게’를 ‘동작’으로 바꾸자
14 액셀 1이란?
15 종이에 적는 시간을 제한해야 하는 이유
16 컴퓨터와 손글씨, 어느 쪽이 더 효율적일까?
17 자신만을 위해 만든 기획안은 통과되지 않는다
18 액셀 1으로 프레젠테이션 자료를 만든다
19 “한 마디로 말하자면?”
20 전달력을 높이는 비장의 방법
21 ‘말의 구조’를 보여주면 사람들은 더 주목한다
22 액셀 1 사용법 1-스피치 원고를 작성한다
23 무엇을 쓸지 떠오르지 않을 때 대처하는 법
24 액셀 1 사용법 2-어려운 이야기의 이해를 돕는다
25 액셀 1 사용법 3-일의 우선순위를 정한다

Chapter 3 종이 한 장으로 요약하는 기술(응용편)
26 2W1H를 활용해 생각 요약하기
27 논리적으로 이야기할 수 있게 되는 세 가지 방법
28 손으로 쓰는 작업이 사고회로를 단련시킨다
29 2W1H의 활용법 1-프레젠테이션 자료를 만든다
30 2W1H의 활용법 2-세미나 결과를 보고한다
31 어떻게 일을 정체시키지 않을 것인가?
32 Why보다는 How를?!
33 최종 목표는 서류 없이도 일할 수 있게 되는 것
34 계속 선택받고 싶다면?

나오는 글/한 장의 가치

부록_ 종이 한 장으로 하는 생각 정리법
01 왜 토요타는 한 장으로 일을 하는가?
02 액셀 1의 작성법
03 액셀 1이 가져오는 세 가지 업무 개선 효과

본문내용

05 ‘읽고’ 이해하는 것이 아니라 ‘보고’ 이해하는 것으로!
결정적인 차이는 ‘한눈에 파악할 수 있는가 없는가’이다. 토요타에서는 직원들이 A3용지를 늘 옆에 두고 사용한다. 평소 업무에서는 A4용지를 사용하는 경우가 대부분이지만, 기획서나 스케줄 관리 등 복잡한 안건에 관해서는 상대적으로 보기 좋은 A3를 사용한다. 토요타 한 장의 세 가지 특징 중 하나인 ‘일람성’은 이해하기 쉽게 전달하기 위해 대단히 중요한 포인트다. 다시 말해 ‘한 장으로 요약한다 = 일람성을 갖도록 한다’는 것으로, 몇 장에 걸친 서류보다 훨씬 전달이 간편하다. 이해도를 높이는 데 도움이 되는 다른 두 가지 특징은 ‘틀’과 ‘제목’이다. 저자가 만든 서류에는 ‘분석 목적’, ‘평가 시점’, ‘전체 요약’, ‘상세한 평가’, ‘이후 업무 방향성’처럼 제목을 항목별로 나누어 제각각을 분류하고 그 틀 안에 꼭 필요한 최소한의 정보만을 담았다. 이처럼 일람성, 틀, 주제라는 세 가지 특징이 충실히 들어 있기 때문에 ‘읽고’ 이해하는 것이 아니라 ’보고‘ 이해하는 것, 나아가 전해지는 것이다.
토요타 회장은 ‘결정은 3초 안에 한다’라는 규칙을 갖고 있다고 한다. 결재 타이밍이 조금만 늦어도 중요한 협상 등에 영향을 미치는 경우가 있기 때문에 가능한 한 빠르고 정확한 결단을 해야만 하는 것이다. 이는 직원의 입장에서 보면 대표가 단시간에 보고 결정할 수 있는 서류를 준비해야만 한다는 의미가 된다. 결재하는 사람이 많은 시간을 들이지 않고 그 자리에서 합리적인 판단을 내릴 수 있는 서류를 작성해야 한다.

06 한 장을 활용하면 불필요한 회의 낭비가 사라진다.
토요타 회의에서 서류가 하는 역할은 크게 두 가지다. ‘회의의 낭비를 줄이는 것’과 ‘회의를 원활하게 진행시키는 것’. 토요타에서는 회의 때 진행 역할을 맡은 사원이 반드시 회의에 필요한 서류를 준비한다. 그 서류에는 회의 목적, 현재 상태, 과제 등 회의에 필요한 정보가 요약되어 있으며, 참가자는 모드 이 서류를 자신 앞에 놓는다.

참고자료

· 없음