비서의 자질 및 직업윤리

목차

1. 비서의 자질
1) 민첩성과 침착성
2) 적응력
3) 정확성
4) 분별력
5) 기획능력과 융통성
6) 능동적인 태도
7) 친절
8) 책임감
9) 포용력

2. 비서의 직업윤리
1) 정직
2) 신뢰감
3) 비밀엄수
4) 충성심

본문내용

1. 비서의 자질
비서에게는 풍부한 상식과 정확한 판단에 의한 의사 결정 능력이 가장 요구된다. 퇴근길에 업무에 대한 마무리를 꼼꼼하게 처리하여야 하는 동시에 다음날 업무에 대한 간단한 메모를 미리 적어두고 아침 출근하자마자 무엇부터 어떻게 처리해야 하는가를 결정하기 쉽게 판단을 내릴 수 있어야 한다. 또한 비서는 각종 사무 자동화 기기들을 효율적으로 활용함으로써 비서 직무를 전문화시켜 나가야 한다.
또한 비서는 회사 및 간부 자체를 대외적으로 대표하며 조직체를 구성하는 모든 사원과의 인간관계를 잘 다룰 줄 알아야 한다. 참모적인 보좌역인 동시에 상사의 회사 업무에 대한 내용들에 대한 정확한 이해와 기억을 필요로 한다. 뿐만 아니라 사태변화에 대하여 신축성 있는 적응성을 가져야 하고, 여러 난관에 대한 인식과 대안을 가져야 한다.
1) 민첩성과 침착성
비서는 상사의 측근자로서 회사 안팎의 커뮤니케이션의 접점에 있는 사람이다.

<중 략>

상사가 비서를 믿고 일을 맡기기 위해서는 신뢰적인 관계가 먼저 형성되어야 한다. 신뢰는 하루아침에 얻어지는 것이 아니라 일정기간 동안의 직무관계를 통해 쌓아 나가야 한다. 상사가 비서에게 상사의 일정에 관하여 이야기하지 않거나 비밀서류를 맡기지 못한다면 그것은 비서를 신뢰하지 못한다는 신호이다. 비서는 신뢰 받을 수 있는 행동과 정확한 업무처리를 통하여 신뢰를 쌓아 나가야 한다. 꾸준히 그리고 모든 업무처리에 있어서 상사의 신임을 얻을 수 있도록 최선을 다하고 행동하는 것이 필요하다.
3) 비밀엄수
① 문서관리를 철저히 한다. 업무 중 책상에 놓인 서류도 잠시 자리를 비울 때는 안 보이는 곳에 보관하고 서류함이나 기타 자료들은 퇴근 시 꼭 잠그도록 한다. 컴퓨터 사용 시 중요한 서류에는 암호를 사용하며 컴퓨터 화면은 통로에서 보이지 않도록 한다.
② 아직 공표되지 않은 사항은 회사 내의 친한 사람에게라도 미리 누설하지 않도록 한다.
③ 전화 통화 시, 혹은 방문객 대응 시에는 답변할 때 주의해서 하도록 한다. 예를 들면 '출장 중이십니다.'라고 답변하면 충분한 것을, 부주의로 '부산에 출장 가셨습니다.'라고 대답할 경우 상대방은 이 한마디로 여러 사항을 유추할 수 있다.

참고자료

· 없음