발표자료-업무효율을 높이는 정리방법

소개

업무효율을 높이는 정리방법이라는 제목으로 회사내에서 발표한자료입니다.

목차

첫 번째로 업무효율을 높이기위해서는 무엇이 어디에 어떤 자료가 있는지 파악 할 수 있도록 해야 한다는 것입니다.
두 번째로 업무효율을 높일 수 있는 방법은 새로들어온 서류나 일을 정확하게 분류하는 것입니다.
세 번째로 서류를 분류하고 처리하는 시스템을 매일 관리 체크하는 것입니다.
네 번째로 업무의 효율을 높이는 방법은 불필요한 것을 제때 버리는 것입니다.

본문내용

첫 번째로 업무효율을 높이기위해서는 무엇이 어디에 어떤 자료가 있는지 파악 할 수 있도록 해야 한다는 것입니다.
효과적인 정리정돈이란 무엇을 어디에 뒀는지 알고 필요할 때 가장 빠른 시간에 꺼내서 사용할 수 있도록 만드는 것 이라고 말할 수 있겠습니다. 신속하게 처리한다고 해서 처리 후 아무렇게나 싸아 놓거나 여기저기 나눠서 보관해서 어디 있는지 찾지 못한다면 올바른 정리라고 볼 수는 없을 것입니다. 분명히 여러분도 필요한 서류를 한참동안 찾지 못해 시간을 허비하신 경험이 있을 것 입니다. 어떤 자료라도 어디에 파악하고 있다면 서류를 찾지못해 시간을 허비하거나 거래처나 동료로부터 업무의 요청이 있을 때 시간의 낭비없이 자료를 찾아서 신속히 처리해 줄 수 있을 것입니다.
그렇다면 어떻게 하면 그러한 환경을 만들 수 있을까요? 한번 살펴보도록 하겠습니다.
각각의 자료의 종류 및 사용시점에 따라 보관영역을 나눠서 사용 하도록 합니다. 영역구분은 그시점에 하는일과 관련된 것 외에는 올려놓지 않는 책상영역과 서랍 및 책상 옆의 책꽂이처럼 진행중인업무와 직접 관련된 것이나 자주사용하는 것으로 가까이 둬야 할 것을 보관하는 영역, 책장과 같이 필요에 따라 참고 서류나 자료를 보관하는 영역으로 동료와 공유되는 보관영역입니다. 이렇게 나눠서 보관함으로 인해서 필요한 서류들이 어디에 있는지 쉽게 찾을 수 있도록 합니다. 또한 이 시스템을 유지하기 위해 명심해야 할 것은 무엇이든 사용 후 제자리에 되돌려두어야 한다는 것입니다.

참고자료

· 그 서류 어디 있지? / 미쓰하시 시즈코지음 / 새로운 제안