비서의 내방객 응대

소개

"비서의 내방객 응대"에 대한 내용입니다.

목차

1. 내방객 확인
1) 인사
2) 내방객의 확인
3) 내방객 선별
4) 즉석에서 처리하는 내방객
5) 다수의 내방객

2. 안내 및 접대
1) 안내요령
2) 접대

3. 배웅 및 뒤처리
1) 배웅인사
2) 배웅방법
3) 뒤처리

4. 외국인 내방객 응대
1) 외국인 내방객 응대 시 주의사항
2) 외국인 내방객 인사 매너
3) 전보다 더 좋은 자리나 직위로 옮김

본문내용

비서는 기본적으로 외부인을 접객하는 경우가 많다. 회사 방문객에 대한 비서의 정중함은 회사에 관한 호의와 직결된다. 그러므로 방문객을 접했을 때는 자신이 주는 인상이 회사의 이미지에 영향을 끼친다는 점을 염두에 두고 항상 정중하고 친절하게 행동한다. 또한, 손님을 응대하는 처지에서는 손님을 공평하게 대우하는 것이 필요하다. 모든 손님에게 한결같은 친절한 마음으로 성의껏 응대하도록 노력한다.
일하면서 손님을 맞는 태도, 손님의 질문에 곁눈질로 대답하는 태도, 동료나 전화로 이야기하면서 인사를 하는 손님에게 답례하지 않는 태도 등은 상대방을 불쾌하게 할 뿐 아니라 회사의 이미지를 손상시킬 수도 있다. 일부러 찾아온 상대방의 수고를 생각하고 누구에게나 성의 있게 대하는 인상을 주도록 한다. 상사의 성격을 먼저 파악하여, 상사가 선약되어 있지 않아도 만나는 사람, 만나지 않는 사람 등을 미리 알아둔다.
◆ 방문희망에 대해서 상사에게 보고하고, 시간과 장소를 확인한다.
◆ 처음 방문하는 방문객의 경우 인물 정보를 미리 출력, 보고하여 상사가 사전에 참고하도록 한다.
◆ 방문객 관련 정보로 방문목적, 방문객 신상 및 이력 사항, 연락처, 차 기호, 상사와의 관계, 차량 정보, 이전 방문기록 등과 같이 내방객 카드 또는 방문객 기록부의 내용을 포함해 정리한다.
◆ 기존 방문객의 경우 지난번 접견일시 등을 미리 보고한다.
◆ 방문객의 음료 기호를 미리 알아두고 접대한다.
◆ 원활한 방문을 위한 필요 사항에는 안내데스크에의 방문일정 전달, 방문객에게 장소 위치 및 이동방법 안내, 건물 내 이동경로 표시 등을 포함한다.
◆ 손님의 내방을 상사에게 알릴 때는 미리 약속되어 있는 손님이면 구두나 혹은 메모로(상사가 전화 통화중, 회의 중, 먼저 온 손님이 있을 때) 바로 알려서 상사의 지시에 따라 손님을 안내한다.

참고자료

· 없음