MS Office 워드 2007에서 편지병합기능 활용하기

소개

우리가 통상 MS워드 2007을 사용하는 것은 크고 작은 보고서, 논문, 책 등을 만들거나 보려고 하는 경우가 대부분입니다. 그런데 MS워드 2007에는 이러한 일반적인 문서작성, 열람기능 이외에 고객, 거래처 등에 다량의 편지를 발송(다량 DM발송)해야 할 경우 사용할 수 있는 편리한 기능이 들어 있습니다.
즉, MS워드 2007은 동일한 내용의 편지(안내장, 초대장 등)를 발송하되 부분적으로 받는 사람의 이름이나 주소가 다를 경우, 미리 만들어진 목록파일에서 받는 사람의 정보를 일괄적으로 읽고 적용하는 편지병합기능을 제공합니다. 물론 MS워드의 단순 복사 기능을 이용하여 작업해도 되지만 일일이 전체 받는 사람의 정보를 각각 입력(복사)하는 것은 매우 지루하고 힘든 일입니다.
따라서 MS워드 2007의 편지병합기능을 이용하면 기존에 Excel이나 Access 등에서 별도로 관리하던 목록 정보(받는 사람에 대한 정보 등)를 일괄 참조하여 동일한 내용의 편지에 받는 사람의 정보를 각각 다르게 적용할 수 있습니다.
시중에는 이러한 편지병합기능을 가진 S/W들이 다수 있지만 MS워드 2007에서 제공하는 편지병합기능도 편리하고 기능도 뛰어나므로 이 기능을 사용하면 대량의 DM발송문 제작 작업을 충분히 수행할 수 있습니다. 그리고 편지병합기능은 단순한 DM발송업무뿐 아니라 조직내의 각종 명세서 발송작업 등에도 응용할 수 있어 사용자의 업무처리 속도 향상에 도움을 줄 수 있습니다.
이제부터 MS워드 2007에서 제공하는 편지병합기능에 대하여 상세히 살펴보기로 하겠습니다.

목차

1.MS 워드 2007에서 편지병합기능 개요
2.편지 병합기능을 이용하여 동창회 개최 안내장 일괄 작성하기
3.받는 사람 주소 레이블(라벨) 일괄 작성하기
4.보내는 사람 주소 레이블(라벨) 일괄 생성하기
5.편지 병합기능 응용(장학금 지급 명세표 만들기)

본문내용

MS워드 2007은 동일한 내용의 편지(안내장, 초대장 등)를 발송하되 부분적으로 받는 사람의 이름이나 주소가 다를 경우, 미리 만들어진 목록파일에서 받는 사람의 정보를 일괄적으로 읽고 적용하는 편지병합기능을 제공합니다.
시중에는 이러한 편지병합기능을 가진 S/W들이 다수 있지만 MS워드 2007에서 제공하는 편지병합기능도 편리하고 기능도 뛰어나므로 이 기능을 사용하면 대량의 DM발송문 제작 작업을 충분히 수행할 수 있습니다. 그리고 편지병합기능은 단순한 DM발송업무뿐 아니라 조직내의 각종 명세서 발송작업 등에도 응용할 수 있어 사용자의 업무처리 속도 향상에 도움을 줄 수 있습니다.
이제부터 MS워드 2007에서 제공하는 편지병합기능에 대하여 상세히 살펴보기로 하겠습니다. MS워드의 편지병합기능은 잘 사용하지는 않지만 알아두면 상황에 따라 큰 도움이 될 수 있으며, 내용도 비교적 간단하여 이해하기도 쉽습니다. 또한 MS워드 2007의 편지병합기능을 이용해 보면 MS Office에 있는 각 S/W들간의 연결성과 통합서비스제공 기능 등을 느낄 수 있을 것입니다.

2. 편지 병합기능을 이용하여 동창회 개최 안내장 일괄 작성하기
이제 MS워드 2007의 편지병합기능을 이용한 동창회 개최 안내장 작성 방법을 살펴보기 위하여 두 가지를 미리 준비해야 합니다. 하나는 동창회원들에게 보낼 안내장(MS word 문서)이고, 다른 하나는 앞에서 미리 작성해 둔 동창회 주소록 목록파일(목록 excel 파일; 동창회주소록_002.xlsx)입니다.

가) 먼저 동창회원들에게 보낼 안내장을 아래 화면과 같이 작성합니다. 작성 시 공통적으로 보내야 할 부분과 받을 사람정보가 들어가는 부분(변경되는 부분)을 구분하여 작성합니다.
나) 이제 MS워드 2007의 편지병합기능을 적용할 수 있는 준비가 되었습니다. 리본메뉴에서 [편지]-[편지병합시작 그룹]-[편지병합시작]-[편지]를 선택합니다.
다) 계속하여 리본메뉴에서 [편지]-[편지병합시작 그룹]-[받는 사람 선택]-[기존 목록사용]을 선택합니다. “기존 목록 사용”을 선택하면 앞에서 미리 만들어 놓은 동창회 주소 목록 excel 파일을 이용할 수 있습니다. 만약 미리 만들어 놓은 목록파일이 없다면 “새 목록 입력” 선택한 후 목록을 입력하면 됩니다.

참고자료

· ms office online help file 등....