본문내용
1. 구매관리
1.1. 구매관리의 개요
1.1.1. 구매관리의 목표와 역할
구매관리의 목표와 역할은 다음과 같다.
구매관리의 첫 번째 목표는 계속성이다. 즉, 생산 및 판매활동에 필요한 자재를 적시에 적정한 가격으로 안정적으로 공급하여 기업의 계속적인 경영활동을 보장하는 것이다. 기업에서 구매활동의 기본적인 목적은 필요한 물품을 적정한 가격으로 적시에 확보하여 기업의 지속적인 생산 및 판매활동을 가능하게 하는 것이다.
두 번째 목표는 경제성이다. 구매관리 부문은 구매비용의 절감을 통해 기업의 이익 창출에 기여하는 것을 목표로 한다. 자재 및 용역에 대한 구매비용이 전체 생산비용에서 차지하는 비중이 크기 때문에 구매관리 부문은 원가 절감의 주요 대상이 된다. 구매관리 부문은 자재의 적정 구매가격 책정, 적정 재고수준 유지, 그리고 구매 프로세스의 효율화를 통해 기업의 수익성 향상에 기여한다.
따라서 구매관리의 목표는 기업의 생산 및 판매 활동을 지속적으로 보장하고, 구매비용 절감을 통해 기업의 이익 창출에 기여하는 것이라고 할 수 있다.
한편 구매관리의 역할은 다음과 같다. 구매관리 부문은 기업의 핵심 기능 중 하나로, 생산 활동에 필요한 원재료와 부품을 적시에, 적정한 가격에 공급하는 역할을 한다. 또한 구매관리 부문은 기업의 가치사슬에서 중요한 위치를 차지하며, 제품의 원가에 직접적인 영향을 미치는 핵심 기능이다.
뿐만 아니라 구매관리 부문은 협력업체와의 관계 관리, 외주 관리, 재고 관리 등의 역할을 수행하며, 기업의 경영 전략 수립에도 중요한 역할을 한다. 구매관리 부문은 기업 내부의 다른 기능 부서와 긴밀하게 협조하여 상호 연계성을 높이고, 기업 전체의 경쟁력 향상에 기여한다.
종합하면, 구매관리의 목표는 기업의 지속적인 경영활동 보장과 이익 창출이며, 구매관리 부문은 이를 위해 필요한 자재와 용역을 적시에 적정한 가격으로 공급하고, 협력업체 및 타 부서와 긴밀히 협조하는 등 다양한 역할을 수행한다고 할 수 있다.
1.1.2. 구매관리의 체계
구매관리의 체계는 크게 구매관리(협의), 외주관리(용역, 서비스), 협력회사관리(SCM)로 구분된다. 구매관리(협의)는 자재의 구매와 관련된 업무를 다루며, 외주관리는 용역이나 서비스에 대한 외부 위탁을 관리하는 것이다. 협력회사관리(SCM)는 공급망 관리 전반을 포함한다.
이와 더불어 재고관리(협의의 자재관리)는 자재의 소요관리, 저장관리, 분배(운반물류) 관리 등을 포함한다. 즉, 구매관리 체계는 크게 구매관리, 외주관리, 협력회사관리, 재고관리로 구분될 수 있다.
구매관리의 목표는 계속성과 경제성이며, 기본적인 업무 순서는 계획(요구), 조달(협의), 보관(저장)이다. 또한 복수사업장에서는 사업장별 구매조직(분산 구매)과 본사 집중 구매조직의 장단점이 있다.
구매관리가 기업 이익의 원천이 되고 기업경영의 주요 기능으로 인식되면서 구매관리 부문의 현대화가 중요해지고 있다. 이를 위해 이익창출구매, 구매선과의 공동 Cost Down 분석과 VE 기술구매, 정보구매와 체계적 구매조사 등이 요구된다. 또한 구매자재관리 요원은 이익창출자, 구매기술자, 국제무역의 주역, 원가 담당자, 기업창구 등의 역할을 수행해야 한다.
구매자재관리에서는 자재의 분류, 품목 식별, 가치공학(VE), ABC분석 등의 기법이 활용된다. 특히 자재 분류 시 점진성, 포괄성, 해독성, 기계처리의 척도성과 상호배제성 등의 원칙을 고려한다.
1.2. 구매절차와 기능
1.2.1. 구매 절차
구매 절차는 기업의 구매활동을 체계적으로 이루어지게 하는 일련의 단계라고 할 수 있다. 구매 절차에는 필요성의 인지, 필요성의 기술, 공급원의 선정, 가격의 확정, 발주, 주문독촉, 납품서에 대한 Check, 기록과 File의 보존, 공급자와의 관계 유지, 수송, Scrap과 불용품의 처분 등이 포함된다.
먼저 필요성의 인지 단계에서는 구매가 필요한 시점을 파악하고 구매할 물품의 종류와 수량을 결정한다. 필요성의 기술 단계에서는 구매할 물품의 규격, 사양, 품질 등을 명확히 기술한다. 공급원의 선정 단계에서는 적절한 공급자를 찾아 선정하고, 가격의 확정 단계에서는 공급자와의 협상을 통해 최적의 가격을 결정한다.
발주 단계에서는 구매 요청서 작성, 구매 발주서 작성 및 발송이 이루어진다. 주문독촉 단계에서는 공급자에게 주문한 물품의 납품 상황을 수시로 확인하고 필요시 독촉한다. 납품서에 대한 Check 단계에서는 물품 수령 시 납품서와 실제 수령 내용을 대조한다.
기록과 File의 보존 단계에서는 구매 관련 서류들을 체계적으로 관리하고 보관한다. 공급자와의 관계 유지 단계에서는 지속적인 거래관계 유지와 개선을 위해 노력한다. 수송 단계에서는 구매한 물품을 적절한 수송수단을 이용하여 운반한다. 마지막으로 Scrap과 불용품의 처분 단계에서는 더 이상 사용할 수 없는 물품들을 처리한다.
이와 같이 구매 절차는 구매활동의 전 과정을 체계적으로 관리하여 효율적인 구매가 이루어질 수 있도록 한다. 구매 절차를 준수함으로써 물품 조달의 오류를 최소화하고, 구매 업무의 투명성과 신뢰성을 제고할 수 있다.
1.2.2. 구매기능별 업무영역
구매기능별 업무영역은 다음과 같다.
첫째, 자재의 조달계획 기능이다. 자재소요계획(MRP, Materials Requirement Plan)을 통해 필요한 자재의 소요량을 산정하고 관리한다.
둘째, 구매요구 기능이다. 구매 요구서를 작성하고 구매 요구를 관리한다.
셋째, 구매조사 및 구매계획 기능이다. 구매 시장을 조사하고 구매 계획을 수립한다.
넷째, 구매절충 및 계약 기능이다. 구매 협상을 진행하고 구매 계약을 체결한다.
다섯째, 해외조달 기능이다. 해외 공급처를 발굴하고 수입 통관 및 관세 관리 등의 업무를 수행한다.
여섯째, 납기관리 기능이다. 구매 발주 품목의 납기를 관리하고 공급업체와 협의한다.
일곱째, 입고 검사 기능이다. 구매 품목의 입고 검사를 실시하고 품질을 관리한다.
여덟째, 구매 대금의 지급 기능이다. 공급업체에 대한 구매 대금을 적절한 시기에 지급한다.
이와 같이 구매 부문은 자재 소요 계획부터 구매 발주, 납품 검수, 대금 지급 등 구매와 관련된 다양한 기능을 수행하고 있다.
1.3. 구매와 외주관리
1.3.1. 외주관리의 목적
외주관리의 목적은 소요되는 품질을 적정한 가격으로 만들어 소요되는 납기에 납입시키는 것이다. 즉, 외주관리의 목적은 "적정한 가격으로 소요 품질을 확보하고 납기 내 납품을 보장하는 것"이다.
첫째, 외주를 통해 "염가의 생산코스트(ex: 전문부품공장)"를 실현할 수 있다. 외주처를 활용하면 자사의 제조역량을 보완하고 생산코스트를 절감할 수 있다.
둘째, 외주를 통해 "경영상의 위험분산(자사 조업도의 안정)"을 달성할 수 있다. 수요 변동이나 생산계획 변경 등에 따른 위험을 외주처로 분산시킬 수 있다.
셋째, 외주를 통해 "공정 부하의 증감에 대한 능력의 균형(긴급수주, 설계변경, 납기단축)"을 확보할 수 있다. 자체 제조역량의 한계를 극복하고 생산 탄력성을 향상시킬 수 있다.
넷째, 외주를 통해 "특수한 기계설비나 전문기술의 이용"이 가능해진다. 자체 보유하기 어려운 설비나 기술을 외부에서 활용할 수 있다.
따라서 외주관리의 목적은 "소요 품질을 적정한 가격으로 확보하고 납기 내 납품을 보장하는 것"이며, 이를 통해 기업은 생산코스트 절감, 경영 위험 분산, 생산 탄력성 확보, 전문 설비 및 기술 활용 등의 효과를 거둘 수 있다.
1.3.2. 구매와 외주의 차이
구매와 외주의 차이는 다음과 같다.
구매는 물품(Goods)을 대상으로 하는 반면, 외주는 용역(공수)을 대상으로 한다. 구매의 경우 표준 설계가 이루어지고 구매자가 공급자를 선정하는 반면, 외주의 경우 구매자가 설계를 하고 공급자와의 계약을 통해 이루어진다. 가격결정 방식에서도 차이가 있는데, 구매는 시장조사 및 원가계산을 통해 가격을 결정하지만, 외주는 원가계산을 통해 가격이 결정된다. 거래방식 또한 차이가 있어, 구매는 공개입찰 등 경쟁적인 방식으로 이루어지지만 외주는 비공개적이고 지속적인 관계를 기반으로 한다. 일반적인 관리 측면에서도 구매는 주로 기술, 자금 등의 관리에 중점을 두지만, 외주는 특별한 지도와 지원이 필요하다.
요약하면, 구매는 물품의 구매, 외주는 용역의 외부 위탁이라는 차이가 있으며, 이에 따른 설계, 가격 결정, 거래 방식, 관리 측면에서 구분된다고 할 수 있다.
1.3.3. 새로운 외주 방향
새로운 외주 방향은 발주방식의 변화와 생산합리화의 추진, 외주기업의 계열화로 요약할 수 있다.
먼저, 발주방식에서는 단공정 외주에서 일괄외주(공정단위)로, 가공외주에서 완전외주(부품단위)로 나아가고 있다. 이를 통해 전 과정을 위임하거나 설계 권한을 외주로 이관하는 등 발주방식이 총합화되고 있다. 또한 재료의 지급 방식도 무상 지급에서 유상 지급 또는 간이화되고 있다.
다음으로 생산합리화를 위해 품질관리, 원가관리, 공정관리 등을 추진하고 있다. 특히 외주기업의 계열화를 통해 생산기술적, 자본적 측면에서 발주사와의 긴밀한 관계를 구축하고 있다. 이는 발주사의 실력 있는 전문가들이 외주기업을 지도하고 지원하는 방식으로 이루어진다.
이러한 새로운 외주 방향은 총괄적인 비용 절감과 원가관리 효율화, 품질 및 공정 관리의 개선, 발주사와 외주기업의 전략적 제휴와 협력 강화 등을 목적으로 한다. 이를 통해 기업은 핵심 역량에 집중하고 비핵심 영역의 비용을 최소화할 수 있게 된다.
1.4. 하도급법
1.4.1. 하도급법의 체계
하도급법의 체계는 다음과 같다.
첫째, 하도급법은 원사업자의 작위의무와 부작위의무를 규정하고 있다. 작위의무에는 서면의 교부 및 서류 보존의무, 선급금 지급의무, 내국신용장 개설의무, 검사 및 그 결과 통보의무, 관세 등 환급금 지급의무 등이 포함된다. 부작위의무에는 부당한 하도급대금 결정금지, 물품 구매 강제금지, 부당한 위탁 취소 및 수령 거부 금지, 부당 반품 금지 등이 포함된다.
둘째, 하도급법은 하도급 거래의 공정성 확보를 위해 원사업자의 의무사항과 금지사항을 상세히 규정하고 있다. 주요 내용으로는 하도급대금의 지급, 기술자료 제공 요구 금지, 경제적 이익 부당요구 금지 등이 있다.
셋째, 하도급법은 적용 대상, 적용 기간, 제재 등에 대해 체계적으로 규정하고 있다. 적용 대상은 중소기업 간 거래이며, 적용 기간은 거래 종료일로부터 3년 이내이다. 제재로는 시정조치, 과태료 부과 등의 행정적 제재와 양벌규정에 의한 사법적 제재가 있다.
이처럼 하도급법은 원사업자와 수급사업자 간의 공정한 거래 관계 확립을 위해 체계적인 규제 체계를 마련하고 있다고 볼 수 있다.
1.4.2. 하도급법 주요 내용
하도급법 주요 내용은 다음과 같다.
원사업자의 작위의무에는 서면교부 및 서류의 보존의무, 선급금의 지급 의무, 내국신용장의 개설의무, 검사 및 검사 결과의 통지의무 등이 있다. 원사업자의 부작위 의무에는 부당한 하도급 대금의 결정금지, 물품 등의 구매강제금지, 부당한 위탁취소, 수령거부 금지, 부당반품 금지 등이 있다.
하도급법에서 원사업자의 주요 의무사항으로는 ① 서면교부 및 서류의 보존의무: 사전교부, 위탁 내용, 납기, 장소, 검수방법, 시기, 대금 지급방법 및 기일, 원재료 제공 시 품명, 수량, 제공일 대가 및 지급방법, 지급기일 ② 선급금의 지급 의무(15일 이내 수급사업자 지급), ③ 내국신용장(L/C) 개설의무(위탁날로부터 15일 이내), ④ 검사 및 검사 결과 통보의무(10일 이내), ⑤ 관세등 환급액의 지급의무(15일 이내, 60일 이내), ⑥ 하도급 대금 지급의무(60일 이내): 어음할인료 및 지연이자 계산 방법 ⑦ 건설하도급대금 지급 보증의무: 계약 이행 보증은 계약금액의 10%, ⑧ 설계 변경 등에 따른 하도급대금의 조정 및 지급 의무 등이 있다.
또한 원사업자의 금지사항으로는 부당한 하도급 대금의 결정 금지, 부당한 위탁 취소의 금지, 기술자료 제공 요구 금지 등이 있다. 여기서 부당한 하도급 대금의 결정 금지란 정당한 사유없이, 일률적 비율로 단가 인하, 일정금액 할당 후 금액 제외하여 결정, 거짓견적, 다른사업자의 견적을 보이는 등 속임 등의 부당한 방식으로 대금을 결정하는 것을 금지하는 것을 말한다.
이처럼 하도급법은 원사업자와 수급사업자 간의 공정한 거래질서 확립을 위해 원사업자의 의무사항과 금지사항을 규정하고 있다. 이를 통해 수급사업자를 보호하고 하도급거래의 공정성을 확보하고자 하는 것이 하도급법의 취지라고 할 수 있다.
1.5. 자재소요계획과 MRP
1.5.1. MRP 시스템
MRP 시스템이란 생산 계획에 맞추어 필요한 자재의 소요량을 산정하는 시스템이다. 구체적으로 살펴보면 다음과 같다.
MRP 시스템은 Master Production Schedule(생산계획), Bill of Materials(부품구성표), Item Master File(품목코드 및 명세), Inventory File(현재 재고현황)의 4가지 주요 구성요소를 기반으로 운영된다. 이를 바탕으로 생산계획에 맞추어 필요한 자재의 소요량을 산출하고 이를 자재 발주 계획으로 연결한다. 즉, MRP 시스템은 생산 계획에 따른 자재 소요량을 계산하고 자재 발주와 생산 계획의 연계를 통해 자재 및 생산 계획을 수립하는 시스템이다.
MRP 시스템의 주요 특징은 다음과 같다. 첫째, 생산계획에 맞추어 자재 소요량을 산정하여 자재 부족이나 과잉을 방지한다. 둘째, 주문 시점과 발주량을 결정하여 적시 적량의 자재를 공급할 수 있다. 셋째, 생산계획과 자재계획을 연계하여 전사적인 생산 관리가 가능하다. 넷째, 자재 발주 및 입고, 출고 등 자재 흐름에 대한 정보를 실시간으로 파악할 수 있다.
이처럼 MRP 시스템은 생산 계획과 자재 관리를 통합적으로 운영함으로써 제조업의 생산성과 효율성을 높이는 데 기여한다. 특히 주문 생산 방식이 일반화되면서 고객 요구에 신속하게 대응하기 위해서는 MRP 시스템의 활용이 필수적이다.
1.5.2. ERP 시스템
ERP 시스템은 전사적 자원관리 시스템(Enterprise Resource Planning System)으로, 기업의 모든 자원을 통합적으로 관리하고 효율적으로 활용하는 것을 목적으로 하는 정보시스템이다. ERP 시스템은 기업의 경영활동 전반을 하나의 시스템으로 통합하여 관리함으로써 기존의 문제점인 부서 간 정보단절, 중복투자, 비효율적인 의사결정 등을 해결하고자 한다.
ERP 시스템은 표준화된 최선의 프로세스(Best Process)를 내장하고 있어, 별도의 경영컨설팅 없이도 경영혁신 효과를 거둘 수 있다. ERP 시스템의 주요 특징은 다음과 같다. 첫째, 업무 통합 관리로 조직, 비즈니스 프로세스, 정보기술을 통합한 통합정보시스템이다. 둘째, 표준 프로세스 제공으로 선진 업무 프로세스를 내장하고 있다. 셋째, 그룹웨어 연동을 통해 부서 간 협업을 지원한다. 넷째, 파라미터 지정을 통해 개발 및 적용이 용이하다. 다섯째, 오픈 시스템 구조로 글로벌 업무 대응이 가능하다. 여섯째, 경영정보시스템과 EDI(전자문서교환)을 포함하고 있다. 일곱째, 모듈화된 구조로 기술적 유연성을 가지고 있다.
ERP 시스템은 기존 정보시스템과 비교하여 다음과 같은 차이점을 가진다. 기존 정보시스템이 단위 업무(Task, 내부통제) 중심이었다면, ERP 시스템은 통합 업무(Process, 외부 중심) 관리에 중점을 둔다. 또한 기존 시스템이 전산화와 자동화에 초점을 맞추었다면, ERP 시스템은 경영혁신의 수단으로 활용된다. 의사결정 방식에 있어서도 기존 시스템이 bottom-up 방식이었다면 ERP 시스템은 top-down 방식을 취한다. 마지막으로 기존 시스템이 폐쇄성을 가졌다면 ERP 시스템은 개방성, 확장성, 유연성을 특징으로 한다.
ERP 시스템 도입의 기대효과는 다음과 같다. 첫째, 업무 프로세스의 통합 및 표준화를 통해 경영 혁신을 이룰 수 있다. 둘째, 정보기술의 활용으로 비용 절감과 신속한 시스템 구축이 가능하다. 셋째, 데이터의 실시간 공유와 분석을 통해 효율적인 의사결정을 지원한다. 넷째, 기업 간 EDI 연계로 공급망 관리(SCM)가 가능해진다.
요약하면, ERP 시스템은 기업의 모든 자원을 통합적으로 관리하고 최선의 표준 프로세스를 내장하고 있어,...
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