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1. 무역영어와 무역통신문
1.1. 무역영어의 정의와 중요성
무역영어는 영어를 공용어로 사용하는 국가에서 상거래를 할 때 쓰이는 영어를 일컫는다. 우리나라를 포함한 영어가 모국어가 아닌 나라에서는 국내에서는 영어를 사용할 이유가 없기 때문에 무역거래에서만 활용되며, 이를 "무역영어"로 통칭하고 있다. "Business English", "Commercial English", "Mercantile English" 등의 용어로도 표현된다.
무역거래 과정에서 사용되는 각종 통신문, Fax, E-mail, 상용 서류, 상업 보고서, 거래 정보, 회사 소개서, 광고문, 설명서, 상담 등이 무역영어를 바탕으로 작성된 형식이다. 무역은 서로 다른 국가의 기업 간에 이루어지는 국제상거래이므로, 이윤 창출을 위한 사업의 일부이기 때문에 당사자 간 의사소통의 중요성이 대두되며, 전 세계적으로 가장 많이 사용되는 영어가 무역의 표준어가 되었다. 따라서 무역 거래의 첫 번째 필수요건으로 영어 능통이 요구되며, 각종 무역 서식이 영어로 작성되어 무역영어의 중요성이 더욱 부각되고 있다.
일찍이 영국이 전 세계 무역서신을 중심으로 무역영어가 발달했으나, 이를 바탕으로 현재 국제 상거래에 사용되는 영어의 대부분이 당시 사용되었던 상용 서신과 무역 거래상의 정보를 규격화한 것이다. 일상에서 쓰이는 영어와 크게 다르지 않지만, 무역 거래에서만 활용되는 전문 용어가 다수 사용된다는 점이 특징이다.
이처럼 무역영어는 국제 거래 과정에서 의사소통의 표준어로 자리 잡았으며, 무역계약 체결과 이행을 위해 매우 중요한 역할을 한다고 볼 수 있다.
1.2. 무역통신문의 개념과 작성 목적
무역통신문은 국제상거래에서 거래당사자들 간에 송수신되는 Telex, Fax, E-mail 및 EDI Message 등 문자로 기록되는 모든 형태의 서신을 말한다"". 무역통신문을 작성함으로써 수신자에게 작성자의 의사를 정확하게 전달하고 수신자를 효과적으로 설득해 계약을 체결하고 이를 이행하는 데 있다"". 따라서 무역영어의 서신의 내용 및 형식에 대한 명확한 이해가 필요하다"".
2. 무역통신문 작성 원칙
2.1. 5C's 원칙(Correctness, Conciseness, Clearness, Completeness, Courtesy)
무역통신문을 작성할 때 준수해야 할 '5C's 원칙'은 다음과 같다.
첫째, 정확성(Correctness)이다. 무역통신문은 거래당사자들 간의 권리, 의무, 이해관계 등을 명시하는 중요한 문서이므로, 문법, 철자, 어휘, 독해, 문장구조, 구두점 및 대문자 등 문자를 구성하는 모든 요소를 정확하게 작성해야 한다. 각국의 언어적 습관과 상관습의 차이로 인해 문제가 발생할 수 있기 때문이다.
둘째, 간결성(Conciseness)이다. 무의미하거나 반복되는 용어 등의 사용을 자제하여 간결하고 명확하게 용건을 표현해야 한다. 그러나 너무 간결한 표현으로 인해 의사 전달이 불충분하거나 예의에 어긋나지 않도록 주의해야 한다.
셋째, 명료성(Clearness)이다. 내용을 명확하게 작성함으로써 상대방이 오해할 소지를 남기지 않고, 쉽고 확실하게 이해할 수 있도록 해야 한다. 따라서 문장 내에서 일관성을 유지하면서 간결하지만 명료하게 표현하는 것이 중요하다.
넷째, 완전성(Completeness)이다. 중요한 부분이 소홀히 다뤄지지 않도록 하며, 필요한 내용이 누락되지 않고 상세하게 기술하여 목적하는 바를 분명하게 전달함으로써 무역통신문의 본래 목적을 완전하게 달성해야 한다.
다섯째, 예의성(Courtesy)이다. 무역서신은 상대방을 배려하고 존중하는 예의 있고 정중한 태도로 작성해야 한다. 특히 무역통신문은 당사자 간의 이해관계에 큰 영향을 미치므로 정중한 예의를 갖추는 것이 바람직하다.
2.2. AIDA 원칙(Attracting Attention, Holding Interest, Creating Desire, Stimulating Action)
AIDA 원칙은 무역통신문 작성 시 고려해야 할 중요한 원칙이다. AIDA는 Attracting Attention(주의를 끌어내다), Holding Interest(흥미를 유발하다), Creating Desire(구매력을 갖게 하다), Stimulating Action(구매행동을 자극하다)의 약어로, 이 네 가지 단계를 거치면 효과적으로 수신자를 설득할 수 있다.
첫째, 무역통신문의 도입부에서는 주의를 끌어내는 것이 중요하다. 친근감을 주고 분위기를 환기시키기 위해 매력적인 인사말이나 주제를 언급하여 수신자의 관심을 불러일으켜야 한다.
둘째, 관심을 불러일으키고 흥미를 유발하기 위해 제품 및 서비스의 특징을 간략히 서술한다. 수신자의 호기심을 자극하여 본문을 계속해서 읽어나가도록 이끌어야 한다.
셋째, 구매욕구를 창출하기 위해서...
