본문내용
1. 견적입수절차서 (토목, 건축, 건설)
1.1. 적용범위
본 절차서는 당사 건설 공사에 소요되는 기자재의 구매가능업체를 선정하여 견적을 의뢰하고 견적서를 입수하는 업무절차에 대하여 적용한다."
1.2. 목적
본 절차서의 목적은 견적의뢰의 사전 준비단계부터 견적서 입수까지의 업무 절차 및 관리점을 정확하게 명시하는데 있다.
견적의뢰를 위해 필요한 사전준비 단계부터 실제 견적서를 입수하는 과정까지, 구매에 필요한 모든 절차들을 체계적으로 명시함으로써 표준화된 구매프로세스를 정립하여 구매업무의 효율성 및 투명성을 제고하고자 하는 것이 본 절차서의 목적이다.""
1.3. 책임과 권한
일반자재팀장, 기자재팀장, 외자팀장(이하 "구매팀장"이라 한다.)은 자재청구서상의 납기가 실공정과 일치하는지의 여부를 확인하고 실소요 시기에 납품이 가능토록 구매 시간사용계획을 수립하며, 만약 납품기간이 충분하지 않을 경우에는 현장과 사전 협의하여 별도의 긴급조치 계획을 수립한다. 또한 청구서상의 품목, 규격 및 물량을 검토하여 물량 산정상의 문제는 없는가와 청구내용의 오류는 없는가를 확인한다. 예산에 맞는 구매를 할 수 있도록 실행예산을 확인하고 실행예산이 작성되지 않았거나 실행예산이 잘못 작성되었을 시를 대비하여 도급예산도 함께 확인한다. 견적금액이 1,000만원(철판, 형강류는 3,000만원)을 초과하는 봉함견적의 경우 견적의 공정성을 기하기 위하여 견적제출자의 신원을 확인하여 견적봉투에 기재한 후 접수하고, 견적이 모두 접수되면 일시에 개봉한 후 견적금액 측면에서 서명날인하여 확인한다. 유사 사양으로 반복 청구되는 자재에 대하여는 일정시점 별로 공급가능업체에 대한 시장조사를 하여 견적서를 징구하고 서명날인한다.
1.4. 업무절차
1.4.1. 자재청구서 접수 및 검토
현장으로부터 또는 자재관리팀을 경유 구매팀에서 접수한 "자재청구서" 상의 세부내역이 자재청구서 접수대장에 기재되고 구매팀장의 결재를 거쳐 품목별로 분류되면, 해당품목의 구매담당자가 자재청구서를 접수하게 된다.
구매담당자는 자재청구서 검토 후 자재 CODE 집을 확인하여 자재 CODE를 부여하되 MAIN CODE가 없는 경우에는 자재관리팀장으로부터 신규 MAIN CODE를 부여 받은 후 SUB CODE를 등록한다.
이후 구매담당자는 자재청구서상의 납기가 현장의 실소요 시기와 일치하는지를 확인하고 구매 시간사용계획을 수립하며, 납품기간이 충분치 못하다고 판단될 시에는 지체 없이 현장과 협의하여 별도의 대책을 강구한다. 또한 자재청구서상의 품목, 규격 및 물량에 오류가 없는지의 여부를 검토하고 예산에 맞는 구매를 할 수 있도록 실행예산 및 도급예산을 확인한다. 마지막으로 규격품의 경우에는 필요 시 기술자료실에 보관되어 있는 최신의 규격집(KS, ASTM등)을 참고로 하여 구매근거자료로 활용한다.
1.4.2. 견적의뢰 사전준비
구매담당자는 과거의 구매실적 FILE이나 전산화면 등을 통하여 종전납품업체를 조사하거나 신규업체를 발굴하고, 업체현황 및 납품실적 등을 입수하여 "거래업체현황" CARD를 보완 혹은 신규 작성한다. 품질환경매뉴얼의 요건에 따른 공급자 승인대상품목은 본부 기술 담당부서로부터 접수한 승인공급자 목록의 업체 등재여부를 확인하며, 미등재된 신규업체의 경우에는 본부 기술 담당부서에 공급자 평가 및 승인을 요청한다. 거래업체현황 CARD에 의하여 납품업체별로 해당품목의 납품능력을 정확히 평가하되 필요 시 업체에서 제출한 자료의 진위여부를 신용기관 등 별도의 CHANNEL로써 확인하고 재무상태와 법인등기사항 및 세무사항 등도 함께 조사한다. 견적조건을 결정하고 종전구매가 또는 시장조사에 따라 예정가를 산정한 다음 가능한 한 복수이상의 대등한 능력을 가진 공급자를 견적의뢰업체로 선정하되 구매 예정가가 1,000만원(철판, 형강류는 3,000만원)을 초과하는 경우 "견적업체 선정품의서"를 "직무전결규정"에 따라 작성, 결재를 득한다. 단, 품귀자재의 구매 등 단독견적이 불가피한 경우에는 "견적업체 선정품의서"의 작성을 생략할 수도 있다. 거래업체현황 CARD상의 납품실적 및 변동사항을 지속적으로 확인 및 검토하여 관리 CARD를 수정보완하고 실적이 없는 업체는 그 사유를 조사한 후 타당성이 없을 시 폐기한다. 해외지사를 경유하여 견적 의뢰하는 수입자재의 경우에는 구매 예정가가 1,000만원을 초과하더라도 "견적업체 선정품의서"의 작성을 생략한다.
1.4.3. 견적서 입수
견적서 입수는 구매 과정의 주요 단계로, 구매담당자가 가능한 한 복수 이상의 공급자로부터 견적서와 기술자료를 입수하는 것을 말한다.
구매담당자는 우선 "견적의뢰서"를 작성하여 구매 사양서 및 도면과 함께 복수의 공급업체에 송부한다. 이때 수입기자재나 일반산업품목의 경우에는 FAX 서식이나 유선상으로도 견적을 의뢰할 수 있다. 다만 품질보증 매뉴얼의 요건에 따른 공급자 승인대상 품목은 승인된 공급업체에 한하여 견적서를 입수한다.
반복적으로 청구되는 품목의 경우에는 시황에 따라 주기적으로 시장 조사를 통해 견적서를 입수한다. 이때 "견적업체 선정품의서"를 작성하여 승인을 받는다. 견적서 입수시 견적의뢰에 대한 근거는 "견적의뢰서"에 기록 및 관리된다.
견적서 입수 과정에서 유의할 점은 업체의 납품능력, 재무상태 및 법적 사항 등을 면밀히 검토하여 적합한 공급업체를 선정하는 것이다. 또한 봉함견적의 경우 공정성을 기하기 위해 견적제출자의 신원을 확인하고 접수 후 일괄 개봉한다.
이처럼 견적서 입수 절차는 구매에 적합한 공급업체를 선정하고 공정하고 투명한 견적 프로세스를 거쳐 최적의 조건으로 자재를 조달하는데 목적이 있다.
1.5. 기록관리
절차서에 따르면 본 절차서에서 발생된 문서 및 기록은 관련 법규정에 정한 기한이 있는 경우 그에 따르도록 명시되어 있다"" 이는 견적입수 관련 문서와 기록을 체계적으로 관리하여 법적 요구사항을 준수하기 위함이다"" 구체적으로 자재청구서, 견적 의뢰서, 견적서 등 견적 입수 절차와 관련된 문서들은 관련 법규에 따라 일정 기간 보존해야 한다는 것을 의미한다"" 이를 통해 필요시 해당 문서를 확인하고 증빙할 수 있으며, 법적 분쟁 발생 시 대응할 수 있게 된다""
1.6. 거래업체현황
거래업체현황은 구매팀에서 자재청구서 접수 및 견적의뢰 시 활용되는 문서이다. 이 문서에는 거래업체의 기본정보, 재무상태, 납품실적 등이 상세히 기록되어 있어 구매팀이 적절한 공급업체를 선정하는데 활용된다.
구체적으로 살펴보면, 거래업체현황 문서에는 업체의 기본 정보인 업종, 기업형태, 대표자, 사업자등록번호, 소재지 등이 기재되어 있다. 또한 자본금, 총자산, 공장규모 등의 재무정보와 최근 3년간 매출액, 고용현황 등이 기록되어 있다. 이를 통해 구매팀은 업체의 재무건전성과 생산 능력을 파악할 수 있다.
거래업체현황에는 업체의 기술제휴 및 회사연혁도 포함되어 있다. 이를 통해 구매팀은 해당 업체의 기술력과 과거 거래이력을 확인할 수 있다. 또한 거래은행, 주요 ...
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