본문내용
1. 구매 자재 관리 개요
1.1. 구매 자재 관리의 역할
구매 자재 관리의 역할은 기술발전의 심화, 소비자 니즈의 고도화, 글로벌시장의 확대, 저성장의 시대, 아웃소싱 증가 등 경영환경의 변화에 따라 점점 더 중요해지고 있다. 구매 자재 관리는 기업의 계속성과 경제성을 높이기 위해 필수적인 역할을 담당한다. 즉, 구매 자재 관리는 기업의 생산과 판매를 연결하는 중요한 기능으로, 원가절감을 통해 기업 이익의 원천으로 작용하며, 재고의 효율적 관리를 통해 현금개념화와 기업경영의 주된 기능이 되고 있다. 특히 과거에는 단순한 구매 요구와 자재 입출고의 수동적 관리에 그쳤지만, 현대에는 구매 자재 관리가 기업 이익 창출의 핵심이자 전문화된 영역으로 자리잡고 있다. 이에 따라 구매 자재 관리 부문의 현대화를 통해 이익창출구매, 공동 원가 분석과 가치 공학 기술 도입, 공급처 선별 및 통합 관리 등의 전략이 필요하게 되었다.
1.2. 구매 자재 관리 체계
구매 자재 관리 체계는 구매 관리와 재고 관리로 구성된다. 구매 관리는 구매 요구 사항 접수부터 구매 계약 체결, 발주, 납품 검수, 대금 지급 등의 일련의 구매 과정을 관리하는 것이다. 재고 관리는 원재료, 부품, 완제품의 적정 재고량을 유지하고 관리하는 것이다.
구매 관리는 구매 요구 사항 접수, 구매 계획 수립, 구매 타당성 검토, 구매 조사 및 선정, 계약 체결, 발주, 납품 검수, 대금 지급 등의 세부 업무로 이루어진다. 이러한 구매 관리 과정을 통해 필요한 자재를 적절한 가격과 품질로 조달하여 생산 및 판매에 차질이 없도록 한다.
재고 관리는 주문 관리, 입출고 관리, 재고 수준 관리 등의 세부 업무로 이루어진다. 적정 재고를 유지하여 생산 및 판매에 차질이 없도록 하면서도 재고 비용을 최소화하는 것이 중요하다. 재고 분석, 수요 예측, 경제적 발주량 계산 등의 방법을 통해 적정 재고 수준을 관리한다.
구매 관리와 재고 관리는 유기적으로 연계되어 있다. 구매 관리를 통해 적절한 자재를 공급받고, 재고 관리를 통해 적정 재고 수준을 유지함으로써 생산 및 판매 활동을 원활하게 지원한다. 구매 자재 관리 체계는 이러한 구매 관리와 재고 관리의 유기적인 결합을 통해 기업의 경쟁력을 높이는 데 기여한다.
1.3. 구매 자재 관리의 목표
구매 자재 관리의 목표는 계속성과 경제성에 있다.""계속성이란 생산과 판매 활동을 원활히 수행하기 위해 필요한 자재를 적시에 공급하는 것이며, 경제성이란 구매 활동의 효율화를 통해 자재 비용을 최소화하는 것을 의미한다.""구매 자재 관리의 기본적인 업무순서는 계획(요구), 조달(협의), 보관(저장)이다.""계획은 필요한 자재의 수량과 시기를 파악하고, 조달은 공급처 선정과 구매 협상을 통해 이루어지며, 보관은 구매한 자재를 적절히 저장 및 관리하는 것이다.""이를 통해 기업은 생산 활동을 지속적으로 유지할 수 있고, 자재 구매 및 보관 비용을 최소화하여 이익을 극대화할 수 있다.""
1.4. 구매 조직 유형
구매 조직 유형에는 여러 가지가 있는데, 그 중 대표적인 것으로 사업장별 구매조직(분산 구매)과 본사 집중 구매조직을 들 수 있다.
사업장별 구매조직(분산 구매)는 각 사업장에 구매부서를 두어 구매 관리를 수행하는 방식이다. 이 방식의 장점은 빠른 조달 관리와 재고 관리가 용이하다는 것이다. 또한 각 사업장의 특성을 잘 반영할 수 있어 고객 요구사항에 신속하게 대응할 수 있다. 다만 구매 협상력(바잉파워)이 분산되어 있어 단일한 구매 방침을 펼치기 어렵고, 구매 전문인력 육성에 한계가 있다는 단점이 있다.
반면 본사 집중 구매조직은 본사에 구매부서를 두고 구매 활동을 통합적으로 관리하는 방식이다. 이 경우 구매 협상력(바잉파워)이 강화되어 유리한 가격 조건을 확보할 수 있고, 구매 전문인력을 효과적으로 육성할 수 있다는 장점이 있다. 또한 일관된 구매 방침을 전 사업장에 적용할 수 있어 체계적인 구매 관리가 가능하다. 단, 각 사업장의 특성을 반영하기 어려워 신속한 조달 관리가 어렵고 재고 관리가 상대적으로 불리할 수 있다.
이처럼 구매 조직 유형은 조직의 규모, 구매 활동의 특성, 구매 관리 전략 등에 따라 달리 선택될 수 있으며, 각 유형별로 장단점이 존재한다. 기업은 자사의 상황과 요구사항을 고려하여 가장 적합한 구매 조직 유형을 선택해야 할 것이다.
1.5. 구매 자재 관리의 중요성
구매 자재 관리의 중요성은 다음과 같다. 구매 자재 관리는 이익 창조의 새로운 수단이 되고 있다. 자재비의 절감은 곧바로 기업의 이익으로 이어지기 때문이다. 일반적으로 기업의 매출액 대비 자재비가 50%를 차지할 만큼 자재비가 큰 비중을 차지하고 있다. 따라서 자재비 5%만 절감해도 매출이익률이 2.87%에서 5.37%로 크게 향상되어 약 327%의 이익 증대 효과를 볼 수 있다. 즉, 구매 자재 관리의 효율화는 기업의 이익 창출에 매우 중요한 역할을 한다고 할 수 있다. 또한 구매 자재 관리는 기업의 현금흐름에도 큰 영향을 미치는데, 자재 조달과 입고, 재고 관리, 대금 지급 등 구매 활동 전반에 걸쳐 기업의 현금이 유출되기 때문이다. 따라서 구매 자재 관리를 통해 이러한 현금 유출을 최소화하고 현금을 효율적으로 운용할 수 있다. 이처럼 구매 자재 관리는 기업의 이익 창출과 현금흐름 관리에 핵심적인 역할을 하는 중요한 기능이라고 할 수 있다.
1.6. 구매 자재 관리 부문의 현대화
구매 자재 관리 부문의 현대화는 구매 활동 전반에 걸쳐 기존의 방식에서 벗어나 보다 혁신적이고 효율적인 방식으로 변화하는 것을 의미한다.
현대화된 구매 자재 관리 부문은 다음과 같은 특징을 보인다. 첫째, 이익 창출 기능이 강조된다. 즉 구매 활동을 통해 직접적인 기업 이익 창출에 기여하는 방향으로 운영된다. 이를 위해 공급업체와의 공동 CD(Cost Down) 분석과 VE(Value Engineering) 활동 등을 통해 원가 절감을 도모한다. 둘째, 신제품 개발 등 기술 구매 기능이 강화된다. 구매 부문이 제품 개발 프로세스에 적극 개입하여 신제품 개발을 지원하는 등 전략적인 역할을 수행한다. 셋째, 정보 구매와 체계적 구매 조사가 중요해진다. 구매 의사결정을 위한 정보 분석과 조사가 체계적으로 이뤄지며, 이를 통해 품질 향상과 원가 절감을 동시에 추구한다. 넷째, 구매 외주 정책이 강화된다. 핵심 역량 외의 업무는 외주화하여 전문업체의 역량을 활용하는 등 구매 활동의 효율화를 도모한다.
이러한 변화를 통해 구매 자재 관리 부문은 과거 단순한 구매 요청 및 집행 업무에서 벗어나 기업 이익 창출의 핵심 기능으로 자리매김하게 되었다. 즉 구매 부문이 기업의 원가 경쟁력과 제품 경쟁력 향상에 직접적으로 기여하는 전략적 파트너로 발전한 것이다.
이와 같은 구매 자재 관리 부문의 현대화 노력은 기업의 지속적인 발전을 위해 매우 중요하다고 할 수 있다. 급변하는 경영 환경에서 기업이 경쟁력을 확보하기 위해서는 구매 활동의 혁신을 통한 원가 절감과 품질 향상이 필수적이기 때문이다.
1.7. 구매 자재 관리 요원의 책임
구매 자재 관리 요원의 책임은 매우 다양하고 중요하다. 첫째, 구매 자재 관리 요원은 이익 창출의 주체이다. 구매 자재 관리 요원은 원가 절감과 품질 향상을 통해 기업의 이익 창출에 기여한다. 이를 위해 구매 자재 관리 요원은 공급처와의 긍정적인 관계를 유지하며, 지속적으로 원가 절감 방안을 모색해야 한다. 둘째, 구매 자재 관리 요원은 구매 기술자의 역할을 수행한다. 구매 자재 관리 요원은 구매 절차와 기법을 숙지하여 효과적인 구매 활동을 수행해야 한다. 이를 통해 비용 절감과 공급처 관리 능력을 강화할 수 있다. 셋째, 구매 자재 관리 요원은 국제 무역의 주역이다. 글로벌 소싱과 해외 공급처 관리를 통해 다양한 국제 거래 활동을 수행해야 한다. 넷째, 구매 자재 관리 요원은 막중한 원가 담당자의 역할을 한다. 구매 자재 관리 요원은 원가 분석과 예산 관리를 통해 기업의 원가 경쟁력을 높일 수 있다. 마지막으로, 구매 자재 관리 요원은 기업의 창구 역할을 한다. 구매 자재 관리 요원은 공급처와의 대면 활동을 통해 기업의 이미지를 대변한다.
이처럼 구매 자재 관리 요원의 책임은 다양하며, 기업의 경쟁력 향상에 중요한 역할을 담당한다. 구매 자재 관리 요원은 이익 창출, 구매 기술, 국제 무역, 원가 관리, 기업 대외 창구의 역할을 수행하며, 이를 통해 기업의 지속가능한 성장에 기여할 수 있다.
1.8. 자재 분류의 일반 원칙
자재 분류의 일반 원칙은 자재 가감의 점진성, 분류집계의 포괄성, 해독성 또는 용이성, 기계 처리의 척부와 상호 배제성을 들 수 있다.
자재 가감의 점진성은 자재 분류의 범위가 점진적으로 변화되어 가는 것을 의미하며, 자재가 변화되거나 새로운 자재가 추가되더라도 기존의 분류체계에 큰 혼란 없이 편입될 수 있도록 하는 것이다. 이를 통해 분류체계의 융통성을 확보할 수 있다.
분류집계의 포괄성은 모든 자재가 분류 기준 안에 들어갈 수 있도록 하는 것으로, 자재 분류체계가 전체 자재를 포괄할 수 있어야 한다는 것을 의미한다. 이는 자재 분류가 누락없이 이루어질 수 있도록 하는 기준이 된다.
해독성 또는 용이성은 자재 분류 코드를 누구나 쉽게 이해하고 활용할 수 있도록 하는 것을 말한다. 코드가 짧을수록 취급이 용이하며, 직관적으로 이해할 수 있어야 한다.
기계 처리의 척부와 상호 배제성은 자재 분류체계가 전산처리에 적합하도록 설계되어야 하며, 한 자재가 2개 이상의 분류에 중복되지 않도록 상호 배제적이어야 한다는 것을 의미한다.
이와 같은 자재 분류의 일반 원칙은 자재 식별과 관리의 효율성을 높이기 위한 것으로, 실제 기업 현장에서 이를 준수하여 합리적인 자재 분류체계를 구축하고자 노력하고 있다.
1.9. 자재 식별을 위한 분류 방법
자재 식별을 위한 분류 방법에는 일련번호 부여방식, Block번호 부여방식, Group번호 부여방식, 유의숫자 부여방식 등이 있다.
일련번호 부여방식은 자재들을 순차적으로 1, 2, 3과 같이 일련번호를 부여하는 방식이다. 이 방식은 단순하고 이해하기 쉬우며 전산처리가 용이하다는 장점이 있지만, 새로운 자재가 추가되면 기존 번호 체계에 맞춰 변경해야 하는 번거로움이 있다.
Block번호 부여방식은 자재들을 품종별로 번호군을 배정하는 방식이다. 예를 들어 2000번대는 재료, 2100번대는 금속재료, ...
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