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1. 구매관리 개요
1.1. 구매관리의 필요성과 중요성
구매관리의 필요성과 중요성은 다음과 같다.
기술발전의 심화, 소비자 니즈의 고도화, 글로벌시장(세계의 공장 중국)의 확대, 저성장의 시대, 아웃소싱 증가 등으로 구매관리가 이익 창출의 새로운 수단으로 대두되었다. 자재비 절감과 이익창출이 구매관리의 핵심 목표인데, 자재비가 매출액의 50%를 차지할 정도로 막대한 규모이기 때문이다. 자재비를 5% 절감할 경우 매출 이익률이 2.87%에서 5.37%로 증가하는 등 큰 효과를 볼 수 있다.
과거에는 구매가 단순히 자재를 조달하고 불출하는 기능이었지만, 현대에는 기업경영의 주요 기능으로 자리매김하였다. 구매자는 이익창출자, 구매기술자, 국제무역의 주역, 원가담당자, 기업창구 등의 역할을 담당한다. 따라서 구매관리 부문의 선진화를 위해 이익창출, 공동 코스트다운 분석과 가치공학, 고품질화 전략, 정보구매와 체계적 구매조사 등이 필요하다.
구매관리의 중요성은 첫째, 기업이익의 원천이라는 점이다. 자재비가 매출액의 큰 비중을 차지하므로 자재비 절감이 곧 이익증대로 이어질 수 있다. 둘째, 현금개념화를 통해 기업경영의 유동성 제고에 기여한다. 셋째, 기업경영의 주요 기능으로 자리매김하여 생산, 재무, 영업 등 다른 경영관리 부문과 밀접한 관련을 맺고 있다. 이처럼 구매관리의 중요성은 날로 증대되고 있으며, 구매관리 부문의 최적화를 통해 기업의 경쟁력을 높일 수 있다.
1.2. 구매관리 체계 및 목표
구매관리 체계 및 목표는 기업 경영에 있어 매우 중요한 요소이다. 구매관리의 체계는 구매 관리(협의), 외주 관리(용역, 서비스), 협력회사 관리(SCM)로 구성되며, 재고 관리(협의의 자재관리)에는 소요 관리, 저장 관리, 분배(운반물류) 관리가 포함된다.
구매관리의 핵심 목표는 계속성과 경제성이다. 계속성은 기업 활동의 계속적인 유지를 위해 필요한 물품과 용역을 적절한 시기에 공급받는 것을 의미하며, 경제성은 구매 활동을 통해 기업의 이익을 극대화하는 것을 의미한다. 즉, 계획(요구)→조달(협의)→보관(저장)의 기본 업무 순서를 통해 필요한 물품과 용역을 적절한 시기에 적정한 가격에 공급받는 것이 구매관리의 목표라고 할 수 있다.
구매관리의 체계와 목표를 달성하기 위해서는 구매 조직과 구매 절차가 중요하다. 복수 사업장에서의 구매 조직은 사업장별 구매 조직(분산 구매)과 본사 집중 구매 조직으로 구분된다. 사업장별 구매 조직은 빠른 조달 관리와 재고 관리에 유리하지만, 본사 집중 구매 조직은 구매 협상력(바잉 파워), 구매 전문인력 육성, 일관된 구매 방침 전개에 유리하다.
구매 절차는 필요성의 인지, 필요성의 기술, 공급원의 선정, 가격의 확정, 발주, 주문 독촉, 납품서에 대한 Check, 기록과 File의 보존, 공급자와의 관계 유지, 수송, Scrap과 불용품의 처분 등의 단계로 구성된다.
이와 같은 구매관리 체계와 목표는 기업의 이익 창출, 자재비 절감, 생산성 향상, 공정 관리, 설비 관리 등 전사적인 경영 관리 측면에서 매우 중요한 역할을 한다. 특히 구매 관리는 Profit Center로서 기업 이익의 원천이 되며, 현금 개념화를 통해 기업 경영의 핵심 기능으로 자리잡고 있다.
1.3. 구매 조직 및 구매 절차
구매 조직 및 구매 절차는 효과적인 기업 운영을 위해 매우 중요한 부분이다. 먼저 구매 조직에 대해 살펴보면, 기업은 복수 사업장에서 구매 활동을 수행할 수 있다. 이 경우 사업장별 구매 조직(분산 구매)과 본사 집중 구매 조직의 두 가지 형태가 있다.
사업장별 구매 조직은 빠른 조달 관리와 재고 관리가 유리하지만, 구매 협상력(바잉파워)이 상대적으로 낮다는 단점이 있다. 반면 본사 집중 구매 조직은 구매 협상력을 확보할 수 있고 구매 전문인력 육성이 용이하지만, 재고 관리와 조달 속도 면에서 불리할 수 있다.
기업은 자사의 상황과 필요에 따라 적절한 구매 조직 형태를 선택할 필요가 있다. 또한 구매 조직은 단순한 물품 조달의 기능을 넘어 이익 창출의 핵심 부문으로 인식되고 있다. 따라서 구매 조직은 기업 경영의 주요 기능으로 자리매김하고 있다.
다음으로 구매 절차를 살펴보면, 구매 프로세스는 크게 필요성 인지, 공급원 선정, 가격 확정, 발주, 납품 검수, 대금 지급 등의 단계로 구성된다.
먼저 구매 필요성을 인지하고 요구사항을 명확히 기술한다. 그 다음 적절한 공급원을 선정하고 가격을 확정한다. 그 후 발주, 납품 확인, 검수 과정을 거치며 최종적으로 대금을 지급한다.
이러한 구매 절차는 표준화된 프로세스를 통해 체계적으로 이루어지며, 구매 부서와 타 부서 간의 긴밀한 협력이 필요하다. 특히 구매 부서는 생산, 품질, 재무 등 다른 부서와 유기적으로 연계되어 운영되어야 한다.
종합적으로 볼 때, 구매 조직과 구매 절차는 기업의 경쟁력 확보를 위해 매우 중요한 요소라고 할 수 있다. 기업은 자사의 상황과 요구에 맞는 최적의 구매 체계를 구축하고, 체계적이고 효율적인 구매 프로세스를 운영해야 할 것이다.
1.4. 구매 기능별 업무 영역
구매 기능별 업무 영역은 다음과 같다.
자재의 조달계획 기능은 자재소요계획(MRP, Materials Requirement Plan)을 수립하는 것이다. 구매요구기능은 구매 요청서를 작성하는 것이다. 구매조사 및 구매계획 기능은 구매 대상 품목을 조사하고 구매 계획을 수립하는 것이다. 구매절충 및 계약 기능은 공급업체와 협상하여 구매 계약을 체결하는 것이다. 해외조달기능은 해외 공급업체로부터 자재를 조달하는 것이다. 납기관리 기능은 자재 납기를 관리하는 것이다. 입고 검사 기능은 구매한 자재의 입고 검사를 수행하는 것이다. 구매 대금의 지급기능은 구매한 자재에 대한 대금을 지급하는 것이다."구매 기능별 업무는 판매관리, 설계부문, 제조부문, 설비 등 다른 경영관리 부문과 밀접하게 연계된다. 판매관리 부문과는 납기 관리가, 설계 부문과는 규격 설정이, 제조 부문과는 공정 관리와 생산 계획이, 설비 부문과는 정비용 자재(MRO, Maintenace Repair and Operating Supply) 관리가 관련된다. 따라서 구매 기능은 기업 경영 전반에 걸쳐 중요한 역할을 담당한다고 볼 수 있다."
2. 외주 관리
2.1. 외주 관리의 목적 및 방향
외주 관리의 목적 및 방향은 "염가의 생산코스트, 경영상의 위험분산, 공정부하의 증감에 대한 능력의 균형, 특수한 기계설비나 전문기술의 이용"이다. 즉, 기업은 외주 관리를 통해 제품 생산 비용을 절감하고, 생산 관련 위험을 분산시키며, 가변적인 생산량에 유연하게 대응할 수 있다. 또한 자사에 부족한 특수한 기계설비나 전문기술을 외부로부터 활용할 수 있다. 이를 통해 기업은 보다 효율적인 생산 및 경영 활동을 영위할 수 있게 된다.
2.2. 구매와 외주의 차이
구매와 외주의 차이는 다음과 같다. 구매는 "물품(Goods)의 취득"을 의미하며, 주로 시장의 공급자로부터 구매하는 거래를 말한다....
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