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1. 서론
1.1. 컨벤션산업의 발전과 전시컨벤션 센터의 복합단지화
컨벤션산업의 발전과 전시컨벤션 센터의 복합단지화는 국가와 개최지 선정에 있어 중요한 역할을 하고 있다. 기본적으로 "컨벤션"이란 회의가 중심이 되면서 동시에 전시와 다양한 행사가 수반되는 모임을 말한다. 전시회가 주된 행사인 경우 회의 및 이벤트 등이 첨가되면 전시 개최에 대한 효율성을 높일 수 있는데, 이를 가리켜 컨벤션이라고 한다. 이러한 컨벤션은 지식 및 정보의 생산과 유통을 촉진시키는 고부가가치 산업으로 볼 수 있다.
컨벤션은 주로 컨벤션센터에서 진행되는데, 컨벤션센터는 한 지붕 아래에서 회의와 전시를 동시에 개최할 수 있도록 설계된 대중 집회 시설을 의미한다. 이곳에서는 식음료 및 다양한 특별 서비스가 제공된다. 컨벤션센터의 대부분은 중앙정부나 지방정부 및 해당 시가 소유하고 있는 공공시설이며, 임명된 이사회, 책임자 또는 위탁 받은 개인 회사 등이 운영하는 것이 일반적이다.
컨벤션 개최를 희망하는 국가와 도시들은 다음과 같은 이유에서 컨벤션 개최에 주력하고 있다. 첫째, 개최국 이미지 제고, 둘째, 개최지 주민들의 삶의 질 향상, 셋째, 해당 지역사회 내 관련 산업에 대한 고용 창출, 넷째, 국력의 상징, 다섯째, 국제적인 영향력으로서의 수단이 그것이다. 또한 국제기구에 대한 인력 진출 등으로의 고용 증대와 국제적인 전문 인력 양성의 기회를 얻을 수 있으며, 경제적인 이익 및 관련 산업의 발전, 국민의 국제화 촉진 및 세계시민의식 함양 등의 긍정적인 측면도 있다.
이러한 이유에서 각국은 컨벤션 개최에 적극적으로 관심을 갖고 있으며, 특히 컨벤션 참가자는 여러 지역의 여행객들이 하나의 목적을 가지고 같은 장소에 모인다는 특징이 있기 때문에 단체 관광객을 유치할 수 있는 효과를 기대할 수 있다. 그렇기 때문에 각국은 관광 비수기에 컨벤션을 적극 유치함으로써 계절성에 대한 극복 효과를 얻고자 한다.
이러한 맥락에서 전시컨벤션 센터가 복합단지화로 거듭나게 된 이유는 컨벤션 참가자, 전시 참가 업체, 전시 방문객들의 편의를 증대하고자 하는 것이다. 복합화를 통해 이들의 수요를 한 곳에서 충족시킬 수 있게 되었으며, 나아가 관광객들의 집중적인 소비를 이끌어내고자 하는 개최국의 전략이 숨어있다고 볼 수 있다. 특히 계절에 크게 구애받지 않고 개최가 가능한 컨벤션의 경우, 관광의 계절성 극복과 개최국의 관광 상품에 대한 홍보 효과가 매우 크다고 할 수 있다.
이와 관련하여 한국, 싱가포르, 호주 등 각국은 복합단지화된 컨벤션 센터의 추가적인 건설 및 구성 등을 통해 MICE 산업 유치 및 발전을 도모하고 있다. 특히 싱가포르는 세계 최대의 국제회의 개최지 중 하나로, MICE 복합리조트 조성 사업을 통해 경제 성장과 관광사업의 부흥, 고용 창출 및 국가 이미지의 개선을 달성하고자 하였다.
그 외에도 독일, 중국, 미국, 홍콩, 마카오 등에서도 현재 컨벤션 전시 센터의 건립 및 확장이 활발히 이루어지고 있는 상황이다.
1.2. 미팅 테크놀로지의 발전과 MICE 산업에의 적용
'미팅 테크놀로지'는 이벤트 테크놀로지와 혼용되는 용어로서, 국내에서는 유비쿼터스, 스마트 마이스(MICE)라는 용어로 사용되기도 한다. 미국 이벤트 산업 위원회(EIC)가 정의한 바에 따르면 "이벤트 테크놀로지를 미팅 및 이벤트 등과 같은 행사를 지원하는 컴퓨터, 소프트웨어, 네트워킹, 오디오 등과 같은 기술도구"를 의미한다. 미팅 테크놀로지의 개념은 MICE 산업 내에서 트렌드 및 전망 분석 등에서 자주 언급되고 있다.
1980년대 초 미국 애리조나 대학교에서 처음 개발된 전자회의시스템(EMS)은 미팅 테크놀로지의 대표적인 사례이다. EMS는 행사 기획, 운영, 데이터 관리 등 주최자의 업무를 지원하는 컴퓨터화된 시스템이었다. 이후 MICE 산업의 기술 발전은 4차 산업혁명 기술을 접목하며 온라인 등록, 모바일 앱 활용, 가상현실(VR) 및 증강현실(AR) 등으로 진화해왔다.
최근 미팅 테크놀로지의 활용 동향을 살펴보면 다음과 같다. 첫째, 모바일 앱이 단순 정보 제공을 넘어 참가자 간 실시간 소통, 게이미피케이션 등을 지원한다. 둘째, 소셜미디어와 웨비나를 통해 전후 정보 공유와 실시간 생중계가 이루어진다. 셋째, 참가자 데이터 분석에 기반한 맞춤형 서비스가 제공되고 있다. 넷째, VR, AR 등 몰입감 있는 기술이 적극 활용되고 있다. 다섯째, 생체인식, 블록체인 등 개인정보 보안이 강화되고 있다.
이처럼 미팅 테크놀로지의 발전은 MICE 산업의 운영 효율화, 참가자 편의성 증진, 데이터 활용도 제고 등에 기여하고 있다. 특히 코로나19 이후 비대면 행사가 확산되면서 미팅 테크놀로지의 활용이 더욱 가속화되고 있다.
1.3. 컨벤션 기획사의 역할과 총괄업무
컨벤션 기획사의 역할과 총괄업무는 다음과 같다.
컨벤션 기획사는 회의 기획자(Meeting Planner), 미팅 디자이너(Meeting Designer), 미팅 컨설턴트(Meeting Consultant), 회의 총괄 진행자(Conference Director) 등 여러 명칭으로 불리는데, 이는 컨벤션과 관련하여 모든 업무를 담당하여 총괄하는 역할을 하기 때문이다.
우선 컨벤션 기획사는 조직 위원회를 선정하고 운영하며, 컨벤션 운영에 필요한 핵심 인력을 확보한다. 그리고 컨벤션을 개최할 수 있는 장소에 대해 사전 조사를 실시하고 최종 개최지를 선정하여 사용 계약을 체결한다. 또한 컨벤션 구성 행사에 대한 기획과 더불어 협력할 수 있는 파트너를 모색하고 협조를 요청한다.
컨벤션 기획사는 VIP 인사를 선정하여 초청하고, 항공료, 숙박료, 강의료 등 필요 사항을 협의한다. 현장 인력과 전담 인력을 관리하며, 행사 운영에 필요한 비품을 준비하고 최종...
