본문내용
1. 무역통신문의 작성원칙과 구성 및 형식
1.1. 무역통신문의 작성원칙
1.1.1. 5C's원칙
무역통신문 작성 시 '5C's원칙'은 정확성(Correctness), 간결성(Conciseness), 명료성(Clearness), 완전성(Completeness), 예의성(Courtesy)을 의미한다.
첫째, 정확성(Correctness)은 무역통신문의 내용, 문법, 어휘, 철자, 문장구조, 구두점 사용 등이 정확하여 의미전달이 명확해야 한다는 것이다. 잘못된 정보나 문장 구조로 인해 수신자가 오해할 수 있는 내용은 피해야 한다.
둘째, 간결성(Conciseness)은 작성자의 전달 의도와 수신자가 필요로 하는 내용을 최대한 간결하고 단순하게 작성하는 것을 의미한다. 불필요한 내용은 제외하고 핵심 내용만을 간명하게 기술해야 한다.
셋째, 명료성(Clearness)은 용건을 최대한 명확하게 정리하여 표현하는 것으로, 중요 어구가 생략되지 않도록 일관성 있게 서술하여 수신자의 이해를 도와야 한다.
넷째, 완전성(Completeness)은 작성자의 의도와 목적을 완벽히 전달하기 위해 중요 내용을 누락 없이 상세히 기술하는 것을 말한다. 글의 전체적인 완성도를 높여 수신자가 이해하기 쉽도록 해야 한다.
다섯째, 예의성(Courtesy)은 충분한 예의를 갖추어 작성하는 것으로, 단순한 표면적 예의뿐만 아니라 작성자의 성실한 태도까지 드러나야 한다. 수신자에 대한 배려와 존중의 자세가 잘 나타나야 한다.
이처럼 '5C's원칙'은 무역통신문을 보다 정확하고, 간결하며, 명확하고, 완전하며, 예의 바르게 작성하도록 하는 핵심 지침이라 할 수 있다.
1.1.2. AIDA 원칙
AIDA 원칙은 무역통신문 작성 시 목적을 달성하기 위해 수신자의 주의를 이끌어내고 흥미를 유발시켜 구체적인 행동(구매행동)으로 유도하는 것을 의미한다.
AIDA 원칙은 다음과 같은 4단계로 이루어져 있다. 첫째, Attracting Attention(주의 끌기)는 분명하고 인상적인 도입부로 수신자의 주의를 끌어내는 것이다. 둘째, Holding Interest(흥미 유발)는 도입부로 수신자의 주의를 끌었다면 이어서 판매하고자 하는 제품의 중요 특징을 잘 표현하여 수신자의 흥미를 유발시키는 것이다. 셋째, Creating Desire(욕구 자극)는 흥미를 유발시킨 다음에는 수신자의 거래 욕구를 끌어낼 수 있도록 제품의 실제 사용 사례나 효과, 경제성, 거래조건상 이점 등을 강조하는 것이다. 넷째, Stimulating Action(구매행동 유도)는 구매의욕을 충분히 고조시킨 후 제품의 할인조건이나 손쉬운 구매방법 등을 제시하여 구매의욕이 구매행동으로 이어질 수 있도록 하는 것이다.
이처럼 AIDA 원칙은 무역통신문 작성 시 수신자의 주의를 끌고 흥미를 유발하며 구매욕구를 자극하여 최종적으로 구매행동으로 연결시키는 것을 목적으로 하는 중요한 원칙이라고 할 수 있다.
1.2. 무역통신문의 구성
무역통신문의 구성은 일정한 형식과 형태를 갖추고 있으며 이를 바르게 배치하여 작성하는 것이 중요하다"" 무역통신문은 크게 기본요소와 보조요소로 구분된다""
기본요소에는 Letterhead(서두), Date(발신일자), Inside Address(수신자명 및 주소), Salutation(서두인사), Body of Letter(본문), Complimentary Close(결미인사), Signature(서명) 등이 포함된다""
서두에 해당하는 Letterhead에는 회사명, 주소, 업종, 연락처 등을 기재하여 전체적인 호감도를 높이고자 한다"" Date는 본문의 사이즈에 따라 2-3줄 간격을 두고 우측 상단이나 중앙에 기재한다"" Inside Address에는 수신 회사명과 수신자의 성명, 주소를 4줄 정도로 기재하는데 주소는 번지에서 국명 순서로 작성한다"" Salutation은 본문에 들어가기 전 수신자에게 예의를 표하기 위해 쓰는 첫인사말로 'Dear Sirs', 'Gentlemen' 등이 사용된다""
본문(Body of Letter)은 무역통신문의 핵심 부분으로 목적을 전달하는 중요 내용을 포함하며 주로 opening, purpose, action, polite expression 등으로 구성된다"" 문단과 문단 사이의 줄간격을 충분히 두어 가독성을 높인다"" 결미인사(Complimentary Close)는 본문 끝에 붙이는 끝 인사로 첫 단어는 대문자로 작성하고 마지막은 콤마(,)로 끝맺는다"" 서명(Signature)은 작성자의 서명으로 결미인사 아래 2줄 간격을 두고 우측으로 배치한다""
보조요소에는 Reference Number(참조번호), Particular Address/Attention Line(특정수신인), Letter Subject/Subject Line(무역통신문제목), Identification Marks(관련자 약호), Enclose Directions(동봉물 표시), Carbon Copy Notations(사본 발송처), Postscripts(추신) 등이 포함된다""
참조번호는 무역통신문 관리와 보관에 도움이 되고, 특정수신인란은 신속하고 정확한 전달을 위해 사용된다"" 제목은 본문 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 짧고 명료하게 작성하며, 관련자 약호는 작성자와 타이피스트 등을 표시한다"" 동봉물 표시와 사본 발송처는 각각 동봉물 명칭과 매수, 사본 발송대상을 기재한다"" 추신은 강조할 내용을 'P.S.'로 표시하여 문서 하단에 기재한다""
이와 같이 무역통신문의 구성은 기본적인 틀을 갖추면서도 상황에 따라 다양한 보조요소를 활용할 수 있다"" 이를 통해 작성자의 의도를 효과적으로 전달하고 수신자의 이해도를 높일 수 있다""
1.3. 무역통신문의 형식
무역통신문의 형식은 일반적으로 일정한 형식과 형태를 갖고 있으며 정식 무역통신문을 작성하기 위해 문서상 이를 바르게 배치하여야 한다. 무역통신문의 형식은 크게 배열형식과 구두점 표시방법으로 구분된다.
배열형식은 수신자명, 주소, 결미인사, 서명의 줄을 경사식으로 배치하고 본문의 각 문단 첫 줄을 들여쓰는 사선식과 구성요소 전부를 좌측 가장자리에 맞추어 작성하는 수직식으로 나뉜다. 수직식에는 발신일자, 결미인사, 서명을 우측에 작성하는 반수직식과 전체를 좌측 가장자리에 맞추는 완전수직식이 있다.
구두점 표시방법은 줄의 끝에 구두점을 찍어 마무리하는 구두점 폐쇄식, 본문을 제외한 나머지 구성요소 줄 끝에 구두점을 붙이지 않는 구두점 개방식, 서두인사 뒤에 콜론 또는 콤마를 붙이고 결미인사 뒤에 콤마를 사용하는 구두점 절충식으로 구분된다. 일반적으로 구두점 절충식이 가장 많이 사용되는 방법이다.
이처럼 무역통신문은 문서상의 배열과 구두점 표시방법에 있어 일정한 형식과 관습을 가지고 있으며, 이를 준수하여 명확하고 효과적인 의사소통을 하는 것이 중요하다.
2. 청약과 승낙
2.1. 청약
2.1.1. 청약의 의의
청약은 청약자(offeror)가 피청약자(offeree)와 일정한 조건으로 계약을 체결하고 싶다는 취지의 확정적인 의사표시로, 계약내용을 성립시킬 목적으로 구두, 서면, 또는 행동으로 하는 법적 구속력이 있는 의사표시를 말한다. 청약의 내용에는 계약대상인 물품표시, 상품의 품질, 사양, 가격, 수량, 물품인도시기, 지급조건 등의 거래조건이 포함되어야 한다""."
2.1.2. 청약의 종류
청약의 종류는 크게 확정청약, 불확정 청약, 조건부 청약, 반대청약, 그 외의 청약 등으로 구분된다"이다.
확정청약(Firm Offer)은 청약자가 청약의 내용에 청약의 효력존속기간인 승낙의 유효기간을 지정하고, 해당 기간내에 승낙 여부에 대해 회신할 것을 조건으로 하는 청약이다. 유효기간이 명시되지 않은 경우에는 확정적(Firm) 또는 취소불능(Irrevocable)이라는 표시로 표현된다. 승낙기간이 정해진 청약은 그 유효기간동안, 승낙기간을 명시하지 않은 청약은 합리적인 기간(reasonable time; 상당한 기간) 동안은 청약이 취소되지 않을 것이라는 확약을 하고 있는 것을 뜻하며 이는 청약자를 구속하여 일방적으로 청약을 철회하거나 내용을 변경할 수 없다. 따라서 피청약자가 그 유효기간내에 승낙하면 청약의 내용대로 계약이 성립된다"이다.
불확정 청약(Free Offer)은 자유청약이라고도 하며, 확정청약과 달리 승낙의 유효기간을 명시하지 않거나 확정적(취소불능)이라는 문구가 없는 청약이다. 상당한 효력 기간을 가지나 상대방이 승낙 통지를 발송하기 전까지 청약자가 언제든지 일방적으로 청약의 내용을 철회 또는...
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