본문내용
1. 연회서비스 실무
1.1. 연회업무의 개요
1.1.1. 연회의 의의
연회는 일반레스토랑과는 달리 식탁과 의자가 준비되어 있는 것이 아니라 행사의 목적, 성격, 내용에 따서 매우 다양한 형태로 준비되어지고 변화무쌍하게 연출되어진다. 연회장을 미국에서는 펑션 룸(Function Room)이라고 부르는 이유는 각종회의, 전시회, 세미나, 패션쇼 및 다양한 이벤트행사 등을 유치할 수 있는 다목적 기능을 가진 룸으로서의 의미가 강하기 때문이다. 연회상품은 한 번의 행사로 많은 매출을 올릴 수 있으며, 그에 따른 파생효과인 부대업장 매출증진과 영업장의 이미지에도 상당한 영향을 미치고 있다. 이에 따라 대형화, 고급화, 다양화되는 연회수요를 충족시키기 위하여 연회장을 확충하거나 시설을 고급화하여 연회유치에 심혈을 기울이고 있다. 최근에는 과거 집에서 행하던 가족모임과 각종 문화행사, 이익단체의 행사, 기업체의 교육과 세미나 등이 증가하여 연회업장의 중요성이 날로 증가하고 있다."
1.1.2. 연회의 특성
연회의 특성은 다음과 같다.
첫째, 동시에 대량의 식음료를 서비스한다. 연회에서는 다수의 인원에게 동시에 식사와 음료를 제공해야 하므로 이를 위한 대량 생산 및 서비스 능력이 요구된다.
둘째, 동일한 메뉴에 동일한 서비스가 제공된다. 연회에서는 행사의 규모와 성격에 따라 동일한 메뉴와 서비스를 준비하므로 균일성이 강조된다.
셋째, 예약을 통해서 준비되고 개최되므로 영업시간이 일정하지 않다. 연회는 사전에 예약을 통해 준비되므로 영업시간이 유동적이다.
넷째, 매출액이 탄력적이고 대여영업이 가능하다. 연회 매출은 행사 규모와 내용에 따라 변동이 크며, 연회장 자체를 대여하여 매출을 올릴 수 있다.
다섯째, 연회의 목적, 성격에 따라 장식을 달리할 수 있다. 연회장은 행사의 특성에 맞추어 다양한 테마와 분위기로 장식될 수 있다.
여섯째, 연회상품 가격의 다양화 및 차별화할 수 있다. 연회는 행사 규모와 내용에 따라 다양한 가격대의 상품을 구성할 수 있다.
일곱째, 특별이벤트 유치 및 각종 연회상품 개발이 가능하다. 연회 행사는 독창적인 이벤트와 상품 개발이 가능하다.
마지막으로, 비수기 타개에 기여한다. 연회는 레스토랑 영업의 비수기에 매출 보완 역할을 할 수 있다.
이처럼 연회는 일반 레스토랑과 차별화되는 독특한 특성을 지니고 있다.
1.1.3. 연회행사의 종류
연회행사의 종류에는 다음과 같은 것들이 있다.
가족모임(Family Party)의 경우, 개인의 소득증대, 여성의 사회활동 증가, 주 5일 근무제로 인한 여가 증가 등으로 최근 그 수가 늘어나는 추세이다. 결혼식, 약혼식, 돌잔치, 회갑연, 칠순잔치 등이 이에 해당한다.
정찬파티(Lunch & Dinner Party)는 가장 고급스러운 연회로, 초대장에 연회의 취지, 주빈의 성명, 복장 등을 명시하고 참석 여부를 확인한다. 테이블메뉴와 네임카드를 세팅하고, 연회장 입구에 좌석배치도(Seating Arrangement Board)를 비치하여 사전에 계획된 식사와 음료를 제공하는 파티이다.
칵테일 리셉션(Cocktail Reception)은 공식만찬 전에 별실에 마련된 오드볼과 칵테일을 들면서 주최자와 초청된 손님 간의 인사와 친교를 나누는 파티로, 지정된 테이블에 착석하지 않고 서서 자유롭게 이동하면서 즐긴다. 축하행사, 기념행사, 식전파티 등이 이에 해당한다.
스탠딩뷔페(Standing Buffet)는 칵테일파티와 유사한 형태로, 지정된 테이블에 착석하지 않고 서서 자유롭게 이동하면서 뷔페식사와 담소를 즐기는 파티이다.
커피브레이크(Coffee Break)는 회의가 진행되는 동안 잠깐 쉬는 시간에 커피, 쿠키, 음료수가 제공되는 약식 티 파티(Tea Party)이다.
티파티(Tea Party)는 식사 전후 시간에 정원이나 야외에서 간단한 샌드위치, 빵, 쿠키, 과일 및 음료수를 제공하는 파티이다.
출장연회(Outside Catering)는 주최자가 원하는 장소로 식음료, 장비, 집기, 비품 등을 운반하여 행사를 진행하는 것으로, 최근 소득수준과 여가문화의 발달에 따라 각광받는 분야이다. 집들이, 개통식, 건물개관식, 회사창립기념식 등이 이에 해당한다.
특별행사(Special Event)는 패션쇼, 디너쇼, 어린이날행사, 크리스마스행사, 송년의 밤 행사 등 특별한 날에 맞추어 기획한 이벤트성 행사이다.
주제파티(Theme Party)는 특별한 행사 시 주제를 정하여 음식, 테이블배치, 무대 및 홀 장식, 음악, 종업원 유니폼, 광고 등을 그 주제에 맞게 연출하는 파티이다.
출처=[1]
1.2. 연회예약 업무
1.2.1. 연회예약의 접수
연회예약의 접수는 고객의 직접내방, 전화, 인터넷, 판촉사원, 직원소개 등 다양한 경로를 통해 이루어진다. 예약직원은 연회장의 시설이나 규모, 기자재, 식음료 메뉴 및 가격, 테이블 배치도 및 서비스 절차 등 연회행사에 관련한 제반 사항을 숙지하여 고객의 문의에 즉각 대처하여야 한다.
고객이 예약을 문의하면 먼저 날짜와 시간, 연회의 성격과 규모 그리고 연회장의 유무를 확인한 후 연회행사지시서에 의해 구체적인 내용을 하나하나 정리해 나간다. 이를 통해 고객의 요구사항을 정확히 파악하고 필요한 사항들을 미리 준비할 수 있다.
연회예약 접수 시 예약담당 직원은 고객과의 긍정적인 관계형성과 원활한 의사소통에 중점을 두어야 한다. 고객의 질문에 친절하고 세부적으로 답변하며, 필요한 정보를 성실히 제공하여 고객의 만족도를 높일 수 있다. 또한 예약접수 과정에서 발생할 수 있는 실수나 오류를 최소화하기 위해 예약내용을 정확히 기록하고, 상황변화에 신속하게 대응할 수 있어야 한다.
연회예약 업무는 호텔 연회부서의 중요한 역할 중 하나이다. 예약 담당자의 전문성과 고객지향적 태도는 연회행사의 성공적인 진행을 위한 필수적인 요소라고 할 수 있다.
1.2.2. 연회의 구성
예약이 결정되면 행사의 내용, 즉 파티구성과 연회장시설과 부대시설에 대한 재원화보 등 연회의 전 과정을 구성해야 한다. 한 번 행사가 접수되면 그 행사의 내용을 주최자와 교섭을 통해 어떻게 구성하는가는 담당 예약 접수자의 능력에 달려있다. 각각의 연회는 많은 구성요소로 이루어져 있으며 그 구성 요소에 따라 예약 담당자는 메뉴구성, 음료, 서비스 형태 및 인원, 테이블배치, 실내 및 무대장치, 장식, 여흥, 시설기자재 장치 등 연회에 관련된 제반사항을 철저히 체크하여야 한다. 연회상품은 요금이 정해져 있는 상품이 아니고 연회의 종류와 내용에 따라 무한히 창조할 수 있는 것으로 그 구성요소에 따라 다양하게 변화를 줄 수 있고 요금도 변동될 수 있다. 따라서 고객이 요구하는 사항을 주최자와 충분히 사전에 반복 협의하여 창조적이고 개성 있는 연회구성으로 고객욕구를 능가하는 연회상품을 연출하여야 한다."
1.2.3. 연회주제파티
연회주제파티는 특별한 행사시 주제를 정하여 그 주제에 맞는 음식, 테이블배치, 무대 및 홀 장식, 음악, 종업원 유니폼, 광고 등을 연출하는 파티이다. 연회주제파티 상품은 이벤트형 주제파티와 연회주제파티로 나눌 수 있는데, 이벤트형 주제파티 상품은 미국이나 유럽에서 개발되어 성행하고 있으며 연회이벤트 혹은 연회이벤트파티라고 칭하고 있다. 연회주제파티 상품은 일본에서 개발되어 각광을 받기 시작했고, 우리나라에는 1990년대 들어서 서울의 'S'호텔과 'H' 호텔에서 외국의 연회주제파티 상품을 모방하여 국내 연회시장에 판매를 시작하였다.
성공적인 연회매니저가 되기 위해서는 창의적인 감각을 지니고 있어야 한다. 요즘의 고객들은 단순하게 식사를 하고 일어나서 집으로 가지 않기 때문이다. 고객들은 즐기고 싶어 하며 특별한 느낌을 얻고 경험하고 싶어 한다. 분명히 일류의 음식과 서비스를 기대하며 그 이상을 기대할 것이다.
연회주제파티는 주최자의 의지가 강하게 작용함으로써 주로 기업이나 상품의 판촉 및 이미지가 강하게 부각될 수 있도록 하는 것이 중요하다. 특히 국제회의시 국가별로 독특한 음식, 풍습, 문화, 음악, 의상, 문화유적을 소개하는 주제파티 상품을 기획·연출할 수 있으며 각 국가별로 독특한 연회주제파티를 가지고 있다.
저자가 'H'호텔 연회장에 근무했을 때는 한국식 주제파티, 봄과 겨울, 동양과 서양의 만남, 해저...
