본문내용
1. 회계정보시스템과 문서화의 중요성
1.1. AIS 문서화의 중요성
1.1.1. AIS 문서화의 정의
AIS 문서화의 정의는 회계정보시스템(Accounting Information System, AIS)의 작동 방식을 설명하기 위해 작성되는 모든 자료를 의미한다. 이는 회계업무와 관련된 프로세스, 입출력, 문서, 양식 등을 체계적으로 기록한 것으로, 시스템의 전반적인 구조와 운영 방식을 명확히 나타낸다. AIS 문서화는 시스템의 이해와 활용, 관리, 통제에 필수적인 요소이다.
1.1.2. AIS 문서화의 5가지 이유
AIS 문서화의 5가지 이유는 다음과 같다.
첫째, AIS 문서화는 시스템이 어떤 식으로 작동하는지를 보여준다. 대규모 AIS를 직접 관찰하는 것은 실용적이지 않으며, 특히 전산화된 시스템의 경우 처리 과정이 전자적으로 이루어져 보이지 않기 때문에 문서화가 필수적이다. 시스템의 입력, 처리 과정, 출력에 대한 서면 설명은 시스템 이해를 돕고 직원들이 더 잘 활용할 수 있게 해준다.
둘째, AIS 문서화에는 사용자 안내서, 매뉴얼 등 시스템 운영 지침이 포함된다. 직원들은 일반적으로 애플리케이션 소프트웨어와 함께 제공되는 사용자 매뉴얼을 읽으려 하지 않지만, 필요할 때 이러한 문서화 자료들은 매우 귀중한 참고 자료가 된다.
셋째, AIS 문서화는 시스템 설계자들이 새로운 시스템을 개발하는 데 큰 도움을 준다. 전문 IT 인력들은 종종 문서화 검토를 통해 시스템의 완결성과 정확성을 점검하고 설계 결함을 찾아낸다. 체계적인 문서화와 다른 시스템 설계 방법론은 시스템 오류를 줄이고 긴급 수정 작업 시간을 단축하는 데 중요한 역할을 한다.
넷째, AIS 문서화는 시스템 개발 및 유지보수 비용 절감에 기여한다. 개별 PC 용 애플리케이션은 일반적으로 신뢰성 있고 비용이 저렴한 off-the-shelf 소프트웨어를 사용하지만, 맞춤형 기업용 시스템은 막대한 비용이 들고 오류가 발생하기 쉽다. 문서화를 통해 모듈화된 객체 지향 프로그래밍이 가능해지면 중복 코드 작성을 피하고 변경이 용이해져 비용 절감이 가능하다.
다섯째, AIS 문서화는 이해당사자 간 의사소통을 표준화한다. 일반적인 서술만으로는 해석의 차이가 발생할 수 있지만, 시스템 흐름도나 데이터 흐름도와 같은 표준화된 문서화 도구를 사용하면 모든 이해당사자가 동일하게 이해할 수 있다.
1.2. AIS 문서화에 사용되는 기호와 내용
1.2.1. 문서 기호
문서 기호는 문서나 서식의 입출력을 나타내기 위해 사용되는 기호이다. 이 기호는 회계정보시스템(AIS)의 문서화 과정에서 자주 쓰인다.
문서 기호는 주로 직사각형 형태로 나타나며, 문서나 서식의 이름과 내용을 포함하고 있다. 예를 들어 판매주문서, 송장, 선하증권 등이 문서 기호에 해당한다. 이러한 문서들은 기업의 판매 및 구매 프로세스에서 중요한 역할을 담당한다.
문서 기호는 회계정보시스템의 입력과 출력을 명확히 나타내는 데 도움을 준다. 회계담당자들은 이 기호를 통해 시스템 내부의 정보흐름을 쉽게 이해할 수 있다. 또한 문서 기호는 시스템 설계 및 개선 과정에서 유용하게 활용될 수 있다.
따라서 문서 기호는 AIS의 문서화에 있어 매우 중요한 역할을 하며, 회계정보시스템의 효과적인 운영과 관리를 위해 필수적인 요소라고 할 수 있다.
1.2.2. 입출력 기호
입출력 기호는 데이터나 정보가 시스템에 들어오거나 나가는 것을 나타내는 기호이다. 이 기호는 주로 문서, 보고서, 질문 등의 형태로 표현된다. 입력 기호는 시스템으로 데이터나 정보가 들어오는 것을 나타내며, 출력 기호는 시스템에서 데이터나 정보가 나가는 것을 나타낸다. 이러한 입출력 기호는 시스템의 입출력 과정을 쉽게 이해하고 설명할 수 있게 해주는 중요한 도구이다.
1.2.3. 프로세스 기호
프로세스 기호는 프로세스, 작업 또는 기능을 나타내는 가장 널리 사용되는 기호이다. 이 기호는 원형 또는 직사각형으로 그려지며, 내부에 프로세스에 대한 설명을 간단한 문구로 기입한다. 프로세스 기호는 업무 흐름도를 작성할 때 가장 기본적으로 사용되는 기호로서, 프로세스의 시작, 중간, 끝 등 전체적인 업무 처리 과정을 표현하는 데 활용된다. 따라서 프로세스 기호는 회계정보시스템의 문서화 과정에서 매우 중요한 역할을 한다고 볼 수 있다.
1.2.4. 기타 기호
기타 기호 중 하나인 ''은 수동 작업을 나타내는 기호이다. 이 기호는 특정 프로세스 단계가 자동화되지 않고 사람이 직접 수행해야 함을 의미한다. 이를 통해 기계 처리가 어려운 작업이나 판단이 필요...
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11