팀장님 회의진행이 예술이네요

소개글

회의진행에 대한 체계획립

목차

PART 1. 회의준비
PART 2. 본격적인 회의 진행
PART 3. 회의 종결과 후속조치

본문내용

팀장님, 회의진행이 예술이네요

PART 1. 회의준비
- 회의준비가 관건이다.
· 실천의제의 핵심 포인트
° 타이밍잡기
회의의 시작과 종료시각을 제시하라. 회원들은 회의이후의 시간을 계획하기 위해서 종료시간을 알아야 한다. 따라서 시작 시각만 알리면 안 된다.

° 주요 회의 목표
주된 회의 목표를 한두 가지 정도로 정해 둔다. 주요 회의 목표는 팀의 에너지와 시간을 적절히 안배할 수 있게 해준다. 다시 말해, 기타 여러 문제를 다루지 않더라도 회의는 성공할 수 있다.

° 사전 회의 준비
회의는 대부분 사전 준비 과제가 있다. 회의를 효율적으로 진행하려면 회원들도 사전 준비를 해야 한다. 회의 시작 전에 관련 문건이나 프레젠테이션 자료를 검토할 수도 있으나 주제에 관해 주사해 보는 것도 좋다. 따라서 회의 통지서에 사전 준비과제를 명시해야 한다.

° 안건 목록의 순위 정하기
중요도에 따라 안건 목록에 차등을 두어라. 첫 안건의 중요도가 높고 중요 회의 목표와도 직결된다.
중요도에 따른 순위를 정하는 것은 가장 중요한 안건은 다루고 회원들의 에너지가 최고조에 달했을 때 확실히 다루기 위함이다. 또 필요하다면 시간을 추가해서라도 이 문제를 완벽하게 다루도록 할 수 있다.

° 구체적으로 명시하라
선택한 안건의 주제는 가능한 한 구체적으로 명시해야 한다. 구체적으로 명시함과 더불어 모든 안건의 목표도 기술해야 한다. 다시 말해 안건을 완벽하게 실행하려면 달성해야 할 과제가 무엇인지 정해야 한다.

° 시간 예측하기
각 안건을 다루는 데 필요한 시간을 예측하는 것은 매우 유용한 기술이다. 이렇게 하면 회의 때 다룰 수 있는 안건의 수를 정하는 데 도움이 된다. 이에 따라 안건이나 회의 시간을 정하는 데 도움이 된다. 이에 따라 안건이나 회의 시간을 수정해야 할 경우도 생길 수 있다. 시간을 예측하다 보면 회의 진행자가 몇가지 대안을 얻을 수 있다. 예를 들면 어떤 안건에 할당된 시간이 막바지에 이를 때, 진행자는 팀원들에게 계속 진행할지 다음 회의 때 다룰지를 물을 수 있다. 또한 하위 그룹이 다루도록 요구할 수도 있다.

° 어떤 행동이 필요한가?
회의 목표를 분명히 하는 것도 중요하지만 안건에 대해 어떤 조치가 필요한지 구체적으로 밝히는 것이 좋다. 목표는 무엇이고 어떤 기획을 통지, 결정하는 것인가? 아니면 동의를 구하거나 전략을 개발하는 것인가?

참고 자료

없음