사회복지의 정보관리의 한 형태로 문서는 매우 중요한 역할을 합니다. 문서 종류와 기안원칙에 대해 정리해 봅시다

목차

I. 문서의 개념

II. 문서의 종류
1. 접수문서
2. 기안문서
3. 시행문서
4. 보존문서
5. 합의문서
6. 폐기문서
7. 마이크로필름문서

III. 문서관리의 기안원칙
1. 문서 집중관리의 원칙
2. 기계화 및 사무자동화 원칙
3. 표준화 및 간소화의 원칙
4. 즉일처리의 원칙
5. 법령 적합의 원칙
6. 책임자 처리의 원칙
7. 신속성과 정확성의 원칙

본문내용

I. 문서의 개념

사회복지 정보관리의 한 형태로서 문서는 매우 중요한 역할을 한다. 문서의 개념을 먼저 살펴보면, 일반적으로 문서는 광의의 문서와 협의의 문서로 구분된다. 광의의 문서란 문자 도는 이를 대신해서 읽을 수 있는 부호를 사용하여 어느 정도 영속할 수 있는 물체 상에 기재된 의사 또는 관념의 표시를 말한다.
이러한 광의의 문서 가운데서 발음적 부호를 쓴 것을 협의의 문서라고 하며, 상형적 부호를 쓴 것을 도화라고 한다.
종합해 볼 때, 문서는 의사소통을 위해 고안 된 정보를 물리적으로 묶어 놓은 것을 뜻한다고 할 수 있다.
현대사회에서 '문서(文書)'라 함은 기본적으로 조직의 업무 담당자의 의사나 사물의 형태, 관계 및 형상 등을 문자, 숫자, 기호 등을 통해 매체에 기록하여 표기한 것을 의미한다고 할 수 있다.
최근에는 정보의 전산화로 인하여 디스켓, 광디스크, 마이크로필름, 테이프 등 문서로 인정하고 있다.
문서의 기능은 다양하지만 주요 기능은 1/ 기록 및 보존의 기능, 2/ 의사전달의 기능, 3/ 자료전파의 기능, 4/ 사무연결 기능이라 할 수 있다.
문서관리란 문서의 작성, 보관, 발송, 접수, 보존, 폐기에 관련된 활동과 사회복지행정의 전 과정에서 관리활동의 진행을 간접적으로 보조 촉진하고 행정활동의 질서를 유지하는 활동 전체를 의미한다.

II. 문서의 종류

문서의 종류는 다양하게 구분될 수 있으나 사회복지조직에서 주로 사용되는 것만을 살펴보면 다음과 같다.

1. 접수문서

접수문서는 외부에서 접수되는 문서로서 문서 주관 부서에서 일정한 절차에 의하여 접수되는 문서이다.
2. 기안문서

기안문서는 결계문서라고도 하며 사전에 결재권자의 결재를 얻기 위하여 기안서식에 따라 사무처리 초안을 기계한 문서이다.

3. 시행문서

시행문서는 발송문서라고도 하며 결재문서의 내용을 시행하기 위하여 규정된 서식에 의하여 작성된 문서를 말한다.

4. 보존문서

보존문서는 행정관리, 의사결정 등 자료적 가치가 있어 보존을 필요로 하는 문서이다.

참고 자료

사회복지의 이해 : 윤찬영 저, 정민사, 2017
한국 사회복지실천과 복지경영 : 최성균/이준우 저, 파란마음, 2017
사회복지 사례관리 : 이채석 저, 어가, 2017
사회복지 행정실무 : 이세형 저, 양성원, 2017
사회복지행정의 이해 : 강종수 저, 학지사, 2019
사회복지서비스 : 한국산업인력공단, 진한엠앤비, 2015
사회복지정책입문 : 김태성 저, 청목출판사, 2018
지역사회복지와 사회복지시설 : 이병록 저, 청목출판사, 2007
사회복지조사방법론 : 최창현, 황민철 저, 윤성사, 2018
사회복지실천론 : 이영분/김기환 등 저, 동인, 2010