문서의 보관 및 보존

목차

1. 문서의 보관

2. 문서의 보존
1) 보존기간
2) 보존장소
3) 보존방법

본문내용

I. 문서의 보관
문서보관은 완결된 문서를 보존관리에 들어가기 전까지 보관하여 관리하는 것을 말한다. 즉, 처리가 완결된 문서로서 보관할 필요가 있는 것은 편철이나 파일링을 하여 일정 기간 관리하는 것을 말한다. 보관 중에 있는 문서는 자주 참조하거나 열람할 경우가 많으므로 필요한 때에 정확하고 긴속하게 찾아볼 수 있도록 하여야 하며, 따라서 주관부서에서 멀리 떨어진 서고나 창고보다는 일정 기간 주관부서에서 보관하는 것이 바람직하다. 우리나라의 경우 해당 문서를 처리 ․ 완결한 날이 속하는 연도의 말일까지 처리과에서 보관하여야 하는데, 이를 문서의 보관이라 하며 그 이듬 해 1월 1일이 보조기간의 기산일이 되어 이때부터는 보존관리에 들어가게 된다. 문서는 파일캐비닛에 보관하고 서류함 외부에는 서류함 번호와 문서철의 분류번호를 기재한다. 서류함 내의 문서철 배열방법으로는 문서분류 번호순으로 문서철을 배열하고, 찾기에 잘 보이도록 일직선 또는 대각선으로 배열한다. 서류함의 앞쪽에는 문서철 색인표(규칙 제15호 서신에 따라 비치한다. 아울러 1건 철로 완결되지 아니한 미결문서는 문서철에 1건으로 임시로 철하여 완결될 때까지 지정된 서류함에 보관한다.

참고 자료

없음