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비서의 문서관리의 의의와 원칙

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최초 등록일
2012.06.24
최종 저작일
2012.06
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목차

1. 문서관리의 정의
2. 문서관리의 체제
3. 문서관리의 기본 원칙(문서관리의 목표)
4. 문서의 정리
5. 파일링시스템 (Filing System)

본문내용

문서관리의 의의

1. 문서관리의 정의

문서란 모든 매체 상에 기록된 정보를 말하며, 정보는 전달 가능한 형태로 된 지식을 의미한다. 그리고 관리란 사무를 관할 처리한다는 의미이므로 문서관리에서 말하는 관리는 업무의 조직화를 의미한다. 그러므로 문서관리(文書管理)란 문서의 작성.처리.유통.정리.보관.이관.보존.대여.열람.폐기 등의 일련의 과정을 통해서 경영의사를 효과적이고 효율적으로 달성할 수 있도록 능률적으로 운영해 가는 경영활동을 말하다.

2. 문서관리의 체제

문서관리는 경영활동이 능률적이 되도록 촉진해 주는 기능을 한다. 문서관리의 과정은 크게 의사의 형성전달과정과 의사의 보존과정으로 대별할 수 있다.
①의사의 형성. 전달과정(communication)
- 문서의 수발. 배부. 작성. 처리 등에 관한 관리.
②의사의 보존과정(memory record)
- 내용의 처리가 완료된 문서의 보관. 이관. 보존. 대여 .열람 .폐기 등에 관한 관리.

3. 문서관리의 기본 원칙(문서관리의 목표)

① 표준화 : 문서양식, 처리규정, 표현방법 등을 표준화한다.
② 신속화 : 문서의 처리를 빠르게 할 수 있도록 하여야 한다.
③ 경제성 : 인건비와 사무관리비를 절감할 수 있도록 분산관리보다는 집중관리를 강구해야 한다.

참고 자료

없음
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