[MICE] 국제회의 기획 및 운영에 대하여

소개글

교수님 칭찬
한양대학교 관광학부

목차

1. 프로그램기획
- 개최목표 작성
- 참가자 분석
- 회의주제, 발표양식, 연사선정
- 회의개최 시기선정 및 시간배분
- 프로그램 구성에 따른 비용추정
- 프로그램 기획시 유의사항

2. 개최지선정

3. 개최지선정과정

4. 계약서 작성

본문내용

성수기/비수기 비교/고려
지난 기록 참고 금번 객실과 회의실 계획 수립
대규모 회의 시 앞서 예약
참가자의 안전
소화기, 비상구 사인 등, 비상 안내 객실 비치, 욕조 와 샤워기의 안전 손잡이 유무, 수영장 안전요원 근무시간 안내, 전화 교환국 및 프론트 24시간 근무 여부, 젖은 바닥 주의 안내, 응급의료 시설 24시간

국제회의 기획, 운영
계약서 작성
각종 계약 업무
확인서
계약서보다는 덜 형식적이며 시설 혹은 서비스 사용에 대한 예비계획의 단순화된 개요를 제공하며 컨벤션 기획사가 초기에 작성하게 되는 서류
관련된 모든 주체들의 이름. 행사날짜, 장소, 서비스 제공장비, 날짜에 따라 진행되어야 할 특별 고려 사항, 지급내용, 승인서명에 대한 요구 등 포함
계약서
서면합의서로서 매우 중요함
유의 사항
계약이 법적 효력을 갖기 위해서는 반드시 서면 작성을 하여야 함
소송의 여지를 제거하도록 정확히 작성해야 함
변경, 추가내용을 반드시 기록함
양 주체의 권위 있는 대표자에 의해 서명되어야 함
개최장소가 계약의 주체임을 명확히 하며 그 대표로 법적 권위를 갖는 자가 서명함을 명확히 함

국제회의 기획, 운영
계약서 작성
행사공간 및 객실계약
회의실
회의규모에 따라 회의장 수요 다름, 필요수량 예측 가능
연회가 동시에 이루어지게 되면 할인율 적용 받을 수 있음
객실
필요객실 확보는 필수적임, 적정 참가 예상자수를 파악하여 호텔과 block계약 체결
기본 계약 조항
회의기간 중 필요객실 수 명시, 객실 선점의 수량이 적절한지 신중히 확인, 계약된 객실선점을 벌금없이 줄이는 절차 명시, 객실선점 마감일 명시, 마감일 이후에도 그룹요금으로 예약가능 여부
객실료
물가상승분 고려, 무료객실에 대한 사항 반드시 계약서에 명시

국제회의 기획, 운영
계약서 작성
항공사 계약
많은 외국인이 참가하게 되므로 공식 항공사를 지정하여 계약 체결
관광 및 수송
관광
국제회의 사교행사 중 가장 큰 비중 차지
종류, 코스, 일정, 가격 등 홍보책자에 삽입
등록 시 함께 등록하도록
관광 전담 직원 필요, 별도 데스크 운영
유자격 관광가이드 배치, 참가자 편의 제공

참고 자료

MICE산업론/ 박의서, 장태순, 이창현 저/ 학현사