전화응대-1

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비서학과 과제- 전화응대 및 전화예절

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본문내용

* 전화의 기본 예절
1. 전화벨이 3회 이상 울리기 전에 수화기를 들도록 하고, 3회이상 벨이 울리면 “기다리게 해서 죄송합니다” 라고 한다.
2. 메모지와 필기도구를 준비한다.
3. 공손한 인사와, 똑똑하고 예의 바르게 말한다.
4. 전화를 걸 경우 상대방의 시간 형편을 체크해서 전화한다.
5. 육하원칙에 맞게 전화를 받거나 한다.
6. 통화중에 끊어지면 건 쪽이 다시 전화한다.
7. 통화가 끝나면 건 쪽이 먼저 전화를 끊는다. 비서는 항상 상대방이 전화를 끊은 것을 확인하고 전화를 끊는다.

* 전화받는법
1. 전화를 받으면, 회사명, 부서명, 상사의 이름이나 자신의 이름을 밝힌다.
- 상대가 하는 말을 잘 알아듣지 못했을 때는 다시 한번 말해주기를 요청한다.

2. “죄송합니다, 다시 한번 말씀해주시겠습니까 ?”
- 상사에게 걸려온 전화를 선별해서 연결한다.

3. 상대방의 신분을 정확히 파악한다. 상대방의 신분을 꼬치꼬치 묻는 듯한 인상을 주지 않게 재치와 요령이 필요하다.
피해야 할 표현 : 누구십니까? 누구세요?

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